Sơ đồ quản lý kho hàng vật tư đầy đủ, tránh thất thoát cho cửa hàng bán lẻ

Sơ đồ quản lý kho hàng vật tư là một trong những hoạt động không thể thiếu trong kinh doanh. Nếu không quản lý kho hàng vật tư một cách hiệu quả, cửa hàng có thể gặp nhiều vấn đề như tồn trữ quá nhiều hay hàng không đủ cho khách.

Một việc không thể bỏ qua khi thiết lập quy trình quản lý kho hàng vật tư là xây dựng sơ đồ quản lý kho. Nhà quản lý nên xây dựng sơ đồ quy trình quản lý kho hàng vật tư để các công việc được diễn ra suôn sẻ và dễ dàng hơn. Hãy cùng tham khảo sơ đồ quản lý kho hàng vật tư dành cho cửa hàng bán lẻ qua bài viết sau nhé.

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ kiến thức hữu ích đến bạn ---

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp​ hiệu quả nhất hiện nay

Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO áp dụng sao cho đúng?

MIỄN PHÍ dùng thử

1. Sơ đồ quản lý kho hàng - vật tư hiệu quả

Về cơ bản, một bộ tài liệu quy trình quản lý kho, sơ đồ quản lý kho sẽ bao gồm các phần quản lý thông tin hàng hóa, nhập kho, xuất kho, báo cáo tồn kho và kiểm kê kho. Đây là sơ đồ đơn giản và phổ biến nhất được nhiều cửa hàng sử dụng.

Quy trình quản lý kho - Sơ đồ quản lý kho hàng vật tư phổ biến

Xem thêm: Tải miễn phí phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, tốt nhất

Xem thêm: Vì sao quản lý kho vô cùng quan trọng trong kinh doanh

Để hiểu hơn về sơ đồ quy trình quản lý kho hàng bên trên, người quản lý kho cần chú ý đến các thuật ngữ sau đây:

• - Quản lý thông tin hàng hóa: Mỗi mặt hàng sẽ có những mã hàng khác nhau và được lưu trong sổ sách của cửa hàng. Người quản lý sẽ dựa trên thông tin từng mã hàng để thiết lập danh mục hàng hóa nhằm dễ dàng, thuận tiện hơn trong việc quản lý.
• - Nhập kho: Khi có yêu cầu nhập hàng, thủ kho sẽ tiếp nhận các chứng từ và tiến hành kiểm hàng. Sau đó lập phiếu nhập kho và thực hiện các giao dịch theo đúng thủ tục. Cuối cùng người quản lý kho sẽ cập nhật số lượng hàng hóa có trong kho sau khi đã tiến hành các giao dịch nhập.
• - Xuất kho: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, người quản lý kho tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan. Sau đó, lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho theo phiếu. Bên cạnh đó, nhân viên ở vị trí này cũng cần lập thống kê xuất kho để dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
• - Báo cáo tồn kho: Dựa trên chênh lệnh thực tế xuất nhập, thủ kho tiến hành thống kê số lượng hàng hóa. Tiếp theo thủ kho sẽ lập các báo cáo nhập xuất tồn kho hàng - vật tư hàng hóa dự trữ và báo cáo tổng hợp tồn kho cho chủ cửa hàng. Căn cứ vào các báo cáo đó, chủ cửa hàng sẽ có thể lên kế hoạch cân đối kho chính xác và hiệu quả.
• - Kiểm kê kho: Quản lý kho cần tiến hành kiểm kho theo định kỳ nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với sổ sách. Điều này sẽ hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa không đáng có. Lập biên bản kiểm kho sau khi hoàn thành việc kiểm kê.

MIỄN PHÍ dùng thử

Quy trình quản lý kho cần minh bạch, chính xác, có sự phối hợp và kiểm kê chặt chẽ của từng bộ phận. Tài liệu quy trình quản lý kho bao gồm các đầu mục kể trên. Việc quản lý kho hàng ở bất kỳ kho lớn nhỏ nào cũng cần chú ý đến từng phần công việc. Các đầu mục càng cụ thể thì càng dễ quản lý, hạn chế sai sót, tránh thất thoát.

BẠN CÓ BIẾT hơn 150.000 cửa hàng đang sử dụng Phần mềm quản lý kho thay cho file excel, điều này giúp tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần, giảm rủi ro thất thoát hàng hóa và đặc biệt là ai cũng có thể sử dụng 

Xem thêm: [Chia sẻ miễn phí] Mẫu file KPI quản lý kho bằng Excel

Chia sẻ miễn phí: Mẫu file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Trên đây là mẫu file excel quản lý kho dành cho cửa hàng bán lẻ và nhà máy, bạn có thể click vào link trên để tải file excel miễn phí.

>> BẠN CÓ BIẾT Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp đang được tin dùng nhất hiện nay

MIỄN PHÍ dùng thử

2. Ứng dụng sơ đồ quản lý kho hàng dành cho cửa hàng bán lẻ

Đối với các cửa hàng bán lẻ với quy mô vừa và nhỏ, chủ cửa hàng có thể áp dụng sơ đồ quản lý kho một cách linh hoạt, phù hợp với thực tế kinh doanh của mỗi cửa hàng. Tuy nhiên dù là cửa hàng nhỏ vẫn nên thiết lập quy trình quản lý kho. 

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho DỄ SỬ DỤNG nhất, hơn 150.000 cửa hàng đang sử dụng

Sau đây là ứng dụng sơ đồ quản lý kho mà các chủ cửa hàng bán lẻ có thể tham khảo:

Tài liệu quy trình quản lý kho hàng - Sơ đồ quản lý kho hàng vật tư dành cho cửa hàng bán lẻ

Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý kho nhất định phải có của nhân viên kho hàng

Sơ đồ quản lý kho hàng dành cho cửa hàng bán lẻ sẽ có phần đơn giản hơn so với  doanh nghiệp, phù hợp với cơ cấu tổ chức cũng như thực tế kinh doanh của cửa hàng. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để dễ dàng hơn khi thực hiện theo sơ đồ này.

Nhiều chủ cửa hàng lựa chọn quản lý kho hàng bằng excel, quản lý bằng sổ xuất nhập tồn kho, tuy nhiên phương án phổ biến nhất hiện nay mà hầu hết các chủ cửa hàng đang sử dụng là KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng được nhiều chủ cửa hàng sử dụng bởi sự đơn giản và hiệu quả trong việc hỗ trợ quản lý kho hàng.

• - Quản lý thông tin hàng hóa chi tiết, rõ ràng: Với phần mềm KiotViet, hàng hóa được quản lý theo nhóm và mỗi sản phẩm mang mã số riêng biệt. Điều này sẽ giúp việc tìm kiếm cũng như theo dõi nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, KiotViet còn cho phép thiết lập định mức tồn kho với mỗi từng mặt hàng, hỗ trợ người quản lý đưa ra quyết định nhập hàng chính xác nhất.
• - Nhập - xuất kho: Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật theo các giao dịch nhập - xuất kho. Từ đó chủ cửa hàng có thể nắm rõ về số lượng hàng hóa và hạn chế thất thoát tối đa.
• - Kiểm kho định kỳ nhanh chóng, dễ dàng: KiotViet hỗ trợ tính năng kiểm kho giúp chủ cửa hàng có thể kiểm kho dễ dàng và thuận tiện ngay trên các thiết bị có cài đặt phần mềm mà không cần đến sổ sách.
• - Báo cáo xuất nhập tồn chi tiết: Dựa trên dữ liệu từ hệ thống, KiotViet sẽ đưa ra thống kê số lượng nhập - xuất trong kỳ chi tiết nhất. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng nắm rõ tình hình tồn kho và có các quyết định nhập hàng, điều chuyển hàng hóa phù hợp.

Sử dụng phần mềm KiotViet hỗ trợ việc thiết lập quy trình quản lý kho nhanh chóng, đơn giản. Dễ dàng quản lý kho hàng với hàng nghìn sản phẩm khác nhau. Kiểm soát chặt chẽ từ thông tin hàng hóa, giá cả, sản phẩm tồn kho đến ngày xuất nhập hàng. 

Xem thêm video hướng dẫn quản lý kho hàng cho cửa hàng: 

Sơ đồ quản lý kho hàng - vật tư, tài liệu quy trình quản lý kho không chỉ giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi mà còn hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc quản lý kho hàng hiệu quả nhất. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp chủ cửa hàng có thêm cách quản lý kho thuận tiện và dễ dàng hơn.

MIỄN PHÍ dùng thử