Thiên Trang Homestay - Dầu Tiếng: Hành trình chuyển đổi quản lý từ xa, ngay trên điện thoại cùng KiotViet

Thiên Trang HomeStay tọa lạc tại vùng đất Dầu Tiếng thanh bình, một trong những điểm đến hấp dẫn của du khách yêu thích khám phá thiên nhiên và không gian nghỉ dưỡng yên tĩnh. Tuy nhiên, giống như nhiều homestay khác, việc quản lý cơ sở lưu trú này từng gặp rất nhiều khó khăn trước khi có sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại.

1. Thực trạng của Thiên Trang HomeStay trước khi sử dụng phần mềm: Quản lý thủ công 100%!

Trước khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, Thiên Trang HomeStay đối mặt với không ít thách thức trong việc vận hành và điều hành các hoạt động hàng ngày. Do chưa có sự tự động hóa trong quản lý, tất cả công việc từ quản lý phòng trống, ghi chép thông tin khách hàng, đến theo dõi doanh thu đều phải thực hiện thủ công.

Về việc đặt phòng, mọi quy trình được thực hiện thông qua điện thoại hoặc qua các nền tảng nhắn tin như Zalo, Facebook. Điều này khiến cho nhân viên gặp khó khăn trong việc cập nhật chính xác số lượng phòng trống cũng như việc theo dõi lịch đặt phòng của khách hàng. Không ít lần, Thiên Trang HomeStay phải đối mặt với tình huống bị trùng lịch đặt phòng hoặc quên không cập nhật kịp thời tình trạng phòng trống, dẫn đến sự không hài lòng của khách.

Chị Tiền, chủ homestay chia sẻ: "Trước đây, khi khách gọi điện đến đặt phòng, chúng tôi phải tra cứu ngay sổ sách để xem còn phòng hay không. Nhưng đôi khi việc cập nhật thiếu sót khiến khách đến nhưng lại không có phòng, hoặc phải đổi phòng vào phút chót. Điều này không chỉ làm phiền khách mà còn làm chúng tôi bị mất đi cơ hội phục vụ khách hàng tốt hơn."

Không chỉ vấn đề quản lý phòng, việc kiểm soát các hoạt động kinh doanh như theo dõi doanh thu, chi phí và các báo cáo tài chính cũng là một thách thức lớn. Mỗi ngày, chủ homestay hoặc người quản lý phải tự mình tổng kết doanh thu dựa trên sổ sách ghi chép từ nhân viên. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót trong quá trình ghi chép. Chỉ cần một sự nhầm lẫn nhỏ cũng có thể gây ra sự thiếu chính xác trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến việc đánh giá tình hình kinh doanh của homestay.

Ngoài ra, do chị Tiền không thể thường xuyên có mặt tại homestay để giám sát các hoạt động hàng ngày, việc kiểm soát từ xa cũng gặp rất nhiều khó khăn. Chị thường phải liên lạc qua điện thoại để nắm bắt tình hình từ nhân viên, gây mất thời gian và không đảm bảo độ chính xác trong quá trình điều hành.

Xem thêm: Cập nhật & Theo dõi tình trạng buồng phòng một cách thường xuyên với phần mềm quản lý khách sạn

2. Những thay đổi tích cực sau khi sử dụng phần mềm quản lý homestay KiotViet

Sau khi quyết định chuyển đổi sang sử dụng phần mềm quản lý homestay KiotViet, Thiên Trang HomeStay đã trải qua một sự cải thiện rõ rệt trong việc quản lý và vận hành. KiotViet không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả chủ homestay và nhân viên.

Một trong những tính năng được chị Tiền và đội ngũ nhân viên đánh giá cao nhất chính là khả năng quản lý từ xa thông qua ứng dụng trên điện thoại. Thay vì phải có mặt trực tiếp tại homestay để giám sát công việc, giờ đây chị Tiền có thể theo dõi tình hình hoạt động của Thiên Trang từ bất cứ đâu chỉ với vài thao tác đơn giản trên điện thoại. Mọi thông tin về đặt phòng, khách đến, khách đi và tình trạng phòng trống đều được cập nhật liên tục, giúp chị nắm bắt tình hình kịp thời mà không cần tốn nhiều thời gian liên lạc với nhân viên.

Chị Tiền chia sẻ: "Tôi rất bất ngờ về tính năng quản lý từ xa của KiotViet. Dù không có mặt tại homestay, tôi vẫn có thể theo dõi toàn bộ tình hình hoạt động chỉ bằng chiếc điện thoại. Điều này giúp tôi chủ động hơn trong việc quản lý và giảm thiểu rủi ro do thiếu sót thông tin."

Không chỉ riêng tính năng quản lý từ xa, KiotViet còn giúp Thiên Trang HomeStay tự động hóa quy trình đặt phòng. Thay vì phải ghi chép thủ công hay thông qua các nền tảng nhắn tin, giờ đây mọi thông tin đặt phòng được cập nhật trực tiếp lên hệ thống. Nhân viên có thể dễ dàng tra cứu tình trạng phòng trống chỉ với một cú nhấp chuột, tránh được tình trạng trùng lịch hay bỏ lỡ thông tin của khách hàng. Đặc biệt, khách hàng cũng có thể dễ dàng đặt phòng trực tuyến thông qua trang web khởi tạo từ phần mềm quản lý homestay KiotViet, giúp quy trình trở nên chuyên nghiệp và thuận tiện hơn.

Anh Đạt, một nhân viên tại homestay cho biết: "Trước đây, chúng tôi phải ghi chép mọi thông tin về đặt phòng vào sổ và cập nhật liên tục, nhưng vẫn không tránh khỏi sai sót. Giờ đây, với KiotViet, mọi thứ đã trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Chúng tôi không còn phải lo lắng về việc thiếu sót thông tin hay phải kiểm tra sổ sách mỗi lần có khách đặt phòng nữa."

Ngoài ra, KiotViet cũng mang lại lợi ích lớn trong việc quản lý doanh thu và báo cáo tài chính. Tất cả các giao dịch và thu chi tại homestay đều được hệ thống hóa, giúp chị Tiền dễ dàng theo dõi doanh thu hàng ngày, tổng kết báo cáo cuối tháng mà không cần phải thực hiện thủ công như trước. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình ghi chép và báo cáo tài chính.

Một trong những tính năng nổi bật khác của KiotViet là khả năng quản lý và theo dõi hàng tồn kho. Đối với những dịch vụ đi kèm tại homestay như minibar, đồ ăn uống, phần mềm quản lý homestay KiotViet giúp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa tồn kho, đảm bảo không có sự thất thoát hoặc lãng phí không đáng có. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của homestay.

Dùng thử miễn phí

Nhờ sự hỗ trợ của KiotViet, Thiên Trang HomeStay đã nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, giúp tạo ấn tượng tốt đẹp với du khách. Quy trình quản lý chuyên nghiệp, rõ ràng không chỉ mang lại sự tiện lợi cho chủ homestay và nhân viên mà còn giúp khách hàng cảm nhận được sự chu đáo và tận tâm trong từng dịch vụ.

KiotViet xin chân thành cảm ơn Thiên Trang HomeStay - Dầu Tiếng đã tin tưởng và lựa chọn phần mềm quản lý homestay KiotViet để đồng hành trong hành trình phát triển. Chúng tôi luôn tự hào được góp phần cùng Thiên Trang HomeStay tối ưu hóa hoạt động quản lý và mang lại những trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. KiotViet cam kết sẽ tiếp tục cải tiến và phát triển những giải pháp công nghệ hiện đại để hỗ trợ các doanh nghiệp lưu trú trong việc quản lý và vận hành hiệu quả.

Hy vọng rằng, với sự hỗ trợ của KiotViet, Thiên Trang HomeStay sẽ ngày càng phát triển và tiếp tục là lựa chọn lý tưởng cho du khách đến với Dầu Tiếng.

• Thiên Trang HomeStay - Dầu Tiếng
• DH710, Định Thành, Dầu Tiếng, Bình Dương