Tiết kiệm thời gian kiểm kho với phần mềm bán hàng

Một trong những mối quan tâm hàng đầu của chủ cửa hàng là quản lý chi tiết tình hình kinh doanh với các số liệu về hàng hóa. Hàng hóa bán được bao nhiêu, số lượng hàng tồn trong kho như thế nào? Do đó, kiểm kho là một trong những bước quan trọng trong việc quản lý kho hàng. Kiểm kho giúp xác định lượng tồn hàng trong kho, số lượng tồn bao nhiêu đối với sản phẩm gì, lượng hàng hoá chênh lệch so với thực tế, so sánh với mức tồn cùng kỳ tháng trước? Từ đó các chủ cửa hàng có thể đánh giá được hoạt động kinh doanh, quản lý thất thoát hàng hóa cũng như chuẩn bị cho các quyết định kinh doanh mới. Dưới đây là các phương pháp kiểm kho đang được ứng dụng và những vấn đề xoay quanh các phương pháp đó:

1. Kiểm kho dựa vào kinh nghiệm

Đây là phương pháp hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm thực tế trong quá trình vận hành và kiểm kho, phương pháp này chỉ ứng dụng được với những kho nhỏ có số lượng hàng hóa ít hoặc không có quá nhiều mặt hàng trong kho. Kiểm kho bằng kinh nghiệm giúp nhân viên không tốn thời gian với những số liệu, sổ sách. Tuy nhiên, phương pháp này rất dễ gây ra sự nhầm lẫn, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng khi không có số liệu để đối chiếu trong trường hợp cần thiết.

2. Kiểm kho bằng sổ sách hoặc phần mềm tính toán đơn giản

Phương pháp này là phương pháp được nhiều người sử dụng vì nó tiện lợi, chỉ cần một quyển số hoặc một chiếc máy tính có phần mềm Microsoft Office Excel là đã có thể lưu trữ các thông tin về số lượng hàng hóa nhập về, số lượng hàng hóa tiêu thụ… Tuy nhiên, phương pháp này khiến nhân viên kiểm kho mất rất nhiều thời gian vào việc cập nhật số liệu bằng tay sau mỗi một lần phát sinh giao dịch. Công việc cập nhật số liệu này phải làm thường xuyên vì thế rất dễ sai sót hoặc quên cập nhật dữ liệu, khả năng nhầm lẫn theo đó cũng tăng cao, dẫn đến việc số liệu thực tế không khớp với số liệu trong sổ sách, dễ gây hiểu lầm cho quản lý kho.

3. Kiểm kho bằng phần mềm bán hàng

Kiểm kho bằng phần mềm bán hàng là phương pháp quản lý hiệu quả và chính xác nhất hiện nay. Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, mọi thông tin bán hàng, nhập / xuất hàng hóa đều được hệ thống tự động lưu trữ và cập nhật số lượng trên hệ thống. Ví dụ, khi phát sinh một giao dịch bán hàng, số lượng hàng bán trong giao dịch sẽ được tự động trừ đi khỏi số lượng tồn lưu trữ trên hệ thống. Hoặc ngược lại, với các giao dịch nhập hàng / nhận hàng chuyển đến từ các kho khác, số lượng hàng hóa trong tồn kho sẽ được tự động cập nhật số lượng tương ứng.

Vào bất kỳ thời điểm nào, người dùng chỉ cần truy cập vào hệ thống là có thể dễ dàng theo dõi số lượng tồn kho của tất cả các mặt hàng. Đồng thời chức năng Thẻ kho của Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet cho phép bạn theo dõi chi tiết lịch sử tăng / giảm số lượng chi tiết theo từng đơn nhập hàng / đơn bán hàng…

Cuối mỗi quý hoặc mỗi kỳ kiểm kho, chức năng cân bằng kho sẽ giúp bạn dễ dàng cập nhật lại số lượng thực tế của hàng hóa. Ví dụ, đối với cửa hàng bán cả cảnh, trong quá trình bán hàng phát sinh một số trường hợp như cá bị chết / mất mát…, những trường hợp này chưa gắn với một giao dịch nào trên hệ thống. Do đó, tới kỳ kiểm kho, với chức nằng Cân bằng kho, bạn có thể cập nhật lại số lượng hàng trên hệ thống một cách nhanh chóng, chính xác.

Theo dõi tồn kho với phần mềm bán hàng giúp người quản lý nhanh chóng theo dõi tình trạng hàng hóa, đồng thời tiết kiệm thời gian, nhân lực cho hoạt động khác của cửa hàng.