Tiểu xảo GIAN LẬN của nhân viên thu ngân tại cửa hàng

Vị trí thu ngân là vị trí quan trọng trong các cửa hàng bán lẻ, đây là vị trí quản lý nhập liệu liên quan đến thông tin hàng hóa và hóa đơn của cửa hàng, cũng là vị trí có thể xảy ra gian lận dễ nhất. Để hạn chế tối đa các gian lận từ nhân viên thu ngân cần có sự phối hợp những quy định chặt chẽ và ứng dụng quản lý bằng phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ cửa hàng có thể kiểm soát dễ dàng.

Dưới đây là một số tình huống gian lận có thể xảy ra:

1. Thu ngân cố tình không in hóa đơn cho khách hàng

Một số trường hợp với đơn hàng giá trị nhỏ hoặc khách hàng đang vội và không để ý nhân viên thu ngân có thể sẽ thu tiền nhưng không xuất hóa đơn cho khách hàng. Sau đó khi khách hàng đi khỏi, thu ngân sẽ hủy danh sách đơn hàng vừa nhập và biển thủ số tiền trên.

Cách xử lý

- Lắp đặt camera để theo dõi hoạt động tại cửa hàng.

- Dán thông báo yêu cầu khách hàng xem và kiểm tra kĩ hóa đơn trước khi thanh toán.

- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng kết hợp để kiểm soát số lần nhập và hủy hóa đơn tại quầy thu ngân.

Ảnh minh họa

2. Nhân viên đánh thừa lượng tiền thanh toán

Trong trường hợp này, thu ngân sẽ vẫn thanh toán cho khách hàng bình thường. Nhưng trong lúc nhập đơn hàng có thể sẽ thêm số lượng/ mặt hàng hoăc thêm một mặt hàng nào đó mà khách hàng không để ý. Sau khi khách hàng đã thanh toán xong và ra về, thu ngân sẽ lập đơn khách trả lại hàng.

Hình thức gian lận này không gây tổn hại gì về mặt hàng hóa hay tài chính cho cửa hàng. Người thiệt hại ở đây là khách hàng vì họ phải trả thêm tiền cho những mặt hàng khai khống. Và nếu khách hàng phát hiện ra khi kiểm tra lại hóa đơn với số lượng hàng họ nhận thì cửa hàng sẽ ảnh hưởng lớn về mặt uy tín với khách hàng.

Cách xử lý

- Yêu cầu khách hàng kiểm tra kĩ hóa đơn, số lượng hàng đã thanh toán có khớp với lượng hàng trong hóa đơn trước khi ra về.

- Quy định chặt chẽ trong việc trả lại hàng: Hàng trả lại cần có hóa đơn rõ ràng, cần có xác nhận của khách hàng và một người thứ 3 (ví dụ như trưởng ca, hoặc bảo vệ), hàng trả lại cần tách riêng để kiểm tra kèm theo là biên lai giao nhận.

- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm tra được các thông tin thu tiền, hàng trả lại… Kiểm tra tần suất trả lại hàng thông qua phần mềm để có thể kiểm soát được nhân sự.

3. Thu ngân nhập thiếu số lượng hàng hóa thanh toán

Trong trường hợp này, thu ngân sẽ nhập bớt đi số lượng hàng thực tế khách mua vào hóa đơn, đồng nghĩa lượng tiền thanh toán cũng sẽ giảm đi so với lượng hàng tiêu thụ. Thường thì khách hàng ở đây sẽ là người thân hoặc bạn bè của thu ngân.

Vậy, người bị thiệt hại trong trường họp này chính là cửa hàng, vì cửa hàng vừa mất hàng vừa không thu được tiền.

Cách xử lý:

- Yêu cầu với nhân viên: Tất cả các sản phẩm đều phải được quét mã vạch khi thanh toán. Kết hợp với camera để kiểm soát quá trình quét mã vạch đúng quy định.

- Theo dõi qua phần mềm quản lý bán hàng, kiểm tra quá trình quẹt mã vạch thanh toán. Kiểm tra các lần chỉnh sửa hóa đơn, xóa, hủy đơn hàng. Thiết lập quyền chỉnh sửa hóa đơn, đơn hàng cho nhân viên, chỉ nên phần quyền này cho cấp quản lý (ví dụ: cửa hàng trưởng).

4. Thu ngân lạm dụng chương trình chiết khấu

Nếu không sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, các thu ngân có thể lạm dụng hình thức chiết khấu thủ công để giảm giá thu lợi bất chính cho bản thân hoặc giảm giá cho người thân, bạn bè.

Cách xử lý:

- Yêu cầu khách hàng kiểm tra hóa đơn trước khi ra về.

- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý các chương trình chiết khấu cho khách hàng thân thiết hoặc trong dịp khuyến mãi.

5. Thu ngân tích điểm khách hàng thân thiết sai quy định

Nhiều trường hợp các cửa hàng có sử dụng tích điểm khách hàng thân thiết cho khách hàng thường xuyên mua hàng. Thu ngân có thể lợi dụng quy định này để tích điểm cho người thân hoặc bản thân thu ngân với những hóa đơn của khách hàng khác. Trong trường hợp này, thu ngân hoặc người thân sẽ được tích điểm để hưởng chiết khấu khi mua hàng.

Điều này trước mắt không gây ảnh hưởng đến của hàng nhưng nó ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng về những chính sách hậu mãi họ sẽ được hưởng về lâu dài nó sẽ ảnh hưởng đến uy tín cũng như tính cạnh tranh với các đối thủ khác.

Ảnh minh họa

Cách xử lý:

- Yêu cầu khách hàng kiểm tra kĩ hóa đơn trước khi thanh toán, kiểm tra xem đã được tích điểm hoặc được chiết khấu đúng quy định hay chưa?

- Hóa đơn khách hàng thân thiết cần ghi rõ họ tên, các thông tin cơ bản, thông số tích điểm và chiết khấu… để dễ dàng kiểm tra

- Kiểm tra thường xuyên các thông số tích điểm, chiết khấu, thanh toán thông qua phần mềm quản lý bán hàng để phát hiện ra những sai phạm trong quá trình thanh toán mà thu ngân thực hiện

- Sử dụng camera kết hợp để quản lý

- Bộ phận chăm sóc khách hàng (nếu có) thường xuyên gọi điện hỏi thăm khách hàng để nhận được phản hồi, góp ý từ khách hàng.

Trên đây là những tiểu xảo mà những thu ngân không trung thực có thể làm để biển thủ cho cá nhân, gây ảnh hương đến doanh số của cửa hàng và niềm tin với khách hàng. Để đạt hiệu quả kinh doanh tốt, các chủ cửa hàng cần làm tốt các khâu quản lý, thắt chặt những quy định trong việc sử dụng nhân sự, sử dụng các thiết bị công nghệ hỗ trợ như camera, phần mềm quản lý bán hàng.. để quản lý tốt cửa hàng của mình.