Không để thông tin đứt gãy, tài chính nhầm lẫn giữa các ca làm việc việc nhờ tính năng Kết ca trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Trong hoạt động quản lý khách sạn, việc chuyển giao thông tin giữa các ca làm việc đóng vai trò quan trọng để duy trì sự vận hành trơn tru. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều khách sạn vẫn gặp khó khăn với những sai sót, nhầm lẫn trong tài chính và thông tin khi bàn giao ca. Đây chính là lúc tính năng Kết ca trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet trở thành trợ thủ đắc lực, giúp mọi công việc được kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Những khó khăn thường gặp trong quá trình bàn giao giữa các ca làm việc trong khách sạn 

• Nhầm lẫn doanh thu giữa các ca

Nhiều khách sạn hiện nay vẫn quản lý doanh thu thủ công bằng sổ sách hoặc Excel. Điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn khi tổng hợp doanh thu cuối ngày hoặc không xác định rõ doanh thu thuộc ca nào, ai là người chịu trách nhiệm.

• Thông tin khách hàng bị thiếu hoặc sai sót

Khi bàn giao không chi tiết, thông tin về khách check-in, check-out, đặt phòng hoặc yêu cầu đặc biệt dễ bị bỏ sót, dẫn đến trải nghiệm không tốt cho khách hàng.

• Thiếu sự minh bạch trong quỹ tiền mặt

Quỹ tiền mặt tại quầy lễ tân thường xuyên bị lệch giữa các ca làm việc do không ghi nhận chính xác các khoản thu, chi trong ca. 

• Không theo dõi được lịch sử giao dịch

Khi cần truy xuất dữ liệu để giải quyết khiếu nại hoặc kiểm tra lại, việc thiếu lịch sử giao dịch rõ ràng sẽ khiến mọi thứ trở nên phức tạp và mất thời gian.

Những vấn đề trên không chỉ ảnh hưởng đến vận hành nội bộ mà còn làm giảm uy tín và sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Tự động hóa quy trình đặt phòng trực tuyến

Tính năng Kết ca trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet – Giải pháp tối ưu hóa vận hành

Tính năng Kết ca được thiết kế dành riêng cho các khách sạn, giúp quản lý công việc chuyển giao ca làm việc một cách minh bạch, nhanh chóng và hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà tính năng này mang lại:

1. Tự động tổng hợp doanh thu theo từng ca

Mỗi khi hoàn tất ca làm việc, nhân viên lễ tân chỉ cần thực hiện thao tác kết ca trên hệ thống. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp:

• Tổng doanh thu trong ca.
• Các khoản thu chi phát sinh.
• Phân loại doanh thu theo từng phương thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản).

Nhờ đó, không còn tình trạng nhầm lẫn hay tranh cãi về số liệu giữa các ca làm việc.

2. Bàn giao thông tin khách hàng đầy đủ

Khi kết ca, tất cả thông tin liên quan đến:

• Khách đã check-in hoặc check-out.
• Đặt phòng sắp tới.
• Yêu cầu đặc biệt của khách.

Sẽ được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống và hiển thị cho ca làm việc tiếp theo. Điều này giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt công việc mà không cần tìm kiếm lại.

3. Quản lý quỹ tiền mặt minh bạch

Phần mềm ghi nhận chi tiết mọi khoản thu chi trong từng ca, bao gồm:

• Các khoản thanh toán của khách.
• Chi phí phát sinh tại quầy lễ tân.
• Số tiền bàn giao cho ca sau.

Quỹ tiền mặt được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính minh bạch và tránh thất thoát.

4. Truy xuất lịch sử giao dịch dễ dàng

Mọi thông tin giao dịch trong ca làm việc đều được lưu lại trên hệ thống, từ đó:

• Dễ dàng kiểm tra lại khi cần.
• Giải quyết nhanh chóng các khiếu nại của khách hàng.
• Đáp ứng yêu cầu kiểm toán hoặc báo cáo tài chính định kỳ.

Dùng thử miễn phí

Lợi ích khi sử dụng tính năng Kết ca trong quản lý khách sạn

• Giảm thiểu sai sót, nâng cao độ chính xác

Với sự hỗ trợ của phần mềm, mọi thông tin được số hóa và tự động hóa, giảm đáng kể các lỗi do con người gây ra. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc quản lý doanh thu và dữ liệu khách hàng.

Trước đây, tại một khách sạn nhỏ ở TP.HCM, nhân viên lễ tân thường xuyên gặp khó khăn khi bàn giao quỹ tiền mặt do ghi chép không đầy đủ. Sau khi áp dụng tính năng Kết ca, mỗi khoản thu chi đều được ghi nhận chi tiết, giúp quản lý nhanh chóng phát hiện và xử lý chênh lệch.

• Tăng tính chuyên nghiệp trong vận hành

Khách sạn có quy trình kết ca rõ ràng và minh bạch sẽ tạo niềm tin cho nhân viên và khách hàng. Nhân viên ca sau dễ dàng tiếp nhận công việc, đảm bảo dịch vụ không bị gián đoạn.

Một khách sạn tại Đà Lạt từng nhận phản ánh từ khách hàng về việc ca sáng không nắm rõ yêu cầu đặc biệt đã đặt từ ca tối hôm trước. Với tính năng Kết ca, toàn bộ thông tin khách hàng được hiển thị ngay khi ca mới bắt đầu, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.

• Tiết kiệm thời gian quản lý

Nhờ tự động hóa các bước tổng hợp và bàn giao, nhân viên lễ tân không còn mất nhiều thời gian để ghi chép, tổng hợp thủ công. Quản lý khách sạn cũng dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động ngay trên hệ thống mà không cần kiểm tra từng giấy tờ.

• Tăng hiệu quả kiểm soát và tối ưu lợi nhuận

Việc kiểm soát chặt chẽ quỹ tiền mặt và doanh thu từng ca giúp hạn chế thất thoát, đồng thời cung cấp dữ liệu chính xác để quản lý đưa ra các quyết định chiến lược.

Xem thêm: 4 cách thiết lập tự động tính lương nhân viên trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Tính năng Kết ca trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không chỉ giúp giải quyết những vấn đề về sai sót, nhầm lẫn trong công việc mà còn mang lại sự chuyên nghiệp và hiệu quả vận hành. Đây là công cụ không thể thiếu cho bất kỳ khách sạn nào muốn nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình quản lý.