Tính tiền phòng thuê tháng tiện lợi trên phần mềm quản lý khách sạn, homestay KiotViet

Ngoài các hình thức lưu trú theo giờ, ngày, đêm như hiện tại, một số cơ sở kinh doanh homestay, nhà trọ, khách sạn còn cung cấp hình thức lưu trú dài ngày như: theo tháng, quý, năm. Nhằm đáp ứng nhu cầu của các chủ khách sạn, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet đã phát triển thêm hình thức lưu trú thuê theo tháng giúp tính tiền phòng & quản lý thuận tiện, dễ dàng hơn. 

Những bất cập khi tính tiền & quản lý phòng thuê tháng theo cách truyền thống

Tính tiền và quản lý phòng thuê tháng theo cách truyền thống có thể gặp phải một số bất cập như sau:
• Rủi ro sai sót: Khi thực hiện tính toán bằng tay, có nguy cơ gây ra sai sót trong việc tính tiền, dẫn đến sự bất bình đẳng hoặc tranh chấp giữa chủ nhà và người thuê.
• Thời gian và công sức: Việc phải thực hiện tính toán và quản lý bằng tay đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là đối với các cơ sở lớn hoặc có số lượng phòng lớn.
• Khó khăn trong quản lý: Khi sử dụng cách tính tiền và quản lý truyền thống, có thể khó khăn trong việc theo dõi lịch sử thanh toán của khách hàng, các dịch vụ đã sử dụng, hoặc các yêu cầu đặc biệt của họ.
• Thiếu tính minh bạch: Cách tính toán và quản lý truyền thống có thể dẫn đến thiếu tính minh bạch trong việc tính tiền và các khoản phí, khiến cho người thuê có thể cảm thấy không thoải mái hoặc không tin tưởng.
• Khó khăn trong việc điều chỉnh giá cả: Việc điều chỉnh giá cả dựa trên các yếu tố như mùa cao điểm, sự kiện đặc biệt, hoặc các chương trình khuyến mãi có thể gặp khó khăn khi sử dụng phương pháp truyền thống.

Lý do chủ khách sạn, phòng trọ, homestay nên sử dụng phần mềm để tính tiền phòng thuê tháng

Có một số lý do mà các chủ khách sạn, homestay cần sử dụng phần mềm để tính tiền phòng thuê hàng tháng:
• Tính toán chính xác: Phần mềm sẽ tự động tính toán tiền thuê phòng dựa trên các thông tin đầu vào, tránh được sai sót do tính toán thủ công.
• Quản lý dễ dàng: Các hệ thống phần mềm có thể lưu trữ thông tin của các khách hàng, ghi nhận lịch sử thanh toán và các thông tin liên quan khác, giúp chủ khách sạn quản lý dễ dàng hơn.
• Tiết kiệm thời gian: Sử dụng phần mềm giúp giảm bớt thời gian phải thực hiện các tính toán và quản lý bằng tay, giúp cho chủ khách sạn có thể tập trung hơn vào các nhiệm vụ khác.
• Minh bạch và đáng tin cậy: Việc sử dụng phần mềm giúp tạo ra các báo cáo minh bạch về doanh thu và chi phí, giúp cho quản lý tài chính hiệu quả hơn.
• Tính linh hoạt: Các phần mềm thường cung cấp các tính năng linh hoạt cho phép điều chỉnh giá thuê phòng dựa trên các yếu tố như mùa cao điểm, sự kiện đặc biệt, hoặc các chương trình khuyến mãi.

Xem thêm: KiotViet ra mắt phiên bản phần mềm quản lý dành riêng cho khách sạn, nhà nghỉ, homestay, villa

Dùng thử miễn phí

Tính tiền phòng thuê tháng tự động, chính xác trên KiotViet

Thiết lập bảng giá thuê phòng theo tháng dễ dàng

Chỉ với vài thao tác, chủ khách sạn đã có thể tạo bảng giá phòng thuê tháng chi tiết cho từng hạng phòng cụ thể. Trên màn hình thiết lập, bạn có thể cài đặt giá thuê tháng theo mức giá mong muốn cho phòng đó song song với giá thuê theo giờ, qua đêm, theo ngày. Sau khi thiết lập thành công, trên màn hình lễ tân, khi lựa chọn hình thức thuê phòng sẽ có thêm lựa chọn thuê theo tháng và hiển thị giá thuê theo tháng như đã thiết lập. Điều này giúp chủ khách sạn và nhân viên lễ tân có thể lựa chọn nhanh hơn, tính toán giá phòng chính xác hơn mà không cần giở sổ sách hay bảng giá phòng trong file excel để tra cứu nữa. 

Đặt phòng/nhận phòng/trả phòng theo tháng linh hoạt

Khi quản lý phòng thuê tháng theo cách truyền thống, chủ khách sạn, homestay cần ghi chú lại thông tin đặt phòng của khách hàng, thời gian khách nhận phòng, trả phòng để có thể tính tiền cho từng phòng cụ thể. Với cách quản lý phòng thuê tháng trên KiotViet, chủ khách sạn chỉ cần thực hiện thao tác đặt phòng trên màn hình lễ tân, nhập thông tin khách hàng và lựa chọn hình thức thuê tháng, phần mềm sẽ tự động hiển thị thời gian thời gian nhận phòng và thời gian trả phòng và tính tiền chính xác khi khách nhận phòng. Khi nhận phòng ở trạng thái Đã đặt trước, bạn cũng có thể chỉnh sửa lại thời gian nhận trả phòng, thời gian dự kiến lưu trú cũng sẽ được tính lại. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà nghỉ - Tính tiền phòng theo giờ tự động

Dùng thử miễn phí

Tự động tính tiền phòng theo tháng, thanh toán chính xác

Hàng tháng chủ khách sạn cũng không cần phải tính toán tiền phòng hay ghi nhớ ngày nhắc người thuê đóng tiền nhà. Hệ thống sẽ tự động tính toán và nhắc nhở bạn khi tới ngày thu tiền. Điều này giúp chủ nhà trọ, khách sạn quản lý nhanh chóng và hiệu quả. Sau khi tính toán, bạn còn có thể xuất hóa đơn tiền thuê phòng theo tháng để gửi khách thuê, giúp minh bạch hơn trong quá trình thanh toán cho cả hai bên.
Chủ khách sạn cũng có thể áp dụng nhiều hình thức thanh toán như thanh toán tạm ứng, thanh toán một phần (phần mềm hỗ trợ tạo hóa đơn một phần với đặt phòng chưa trả phòng, còn ở trạng thái đang sử dụng). Lần sau khi bạn bấm thanh toán sẽ có nút Tạo hóa đơn để tiếp tục tạo hóa đơn một phần khác hoặc thanh toán nốt cho đặt phòng. 
Khi thực hiện trả phòng, Lễ tân có thể điều chỉnh thời gian lưu trú khác với thời gian dự kiến đặt trước đó. Tùy theo thời gian trả phòng thay đổi có ảnh hưởng đến hóa đơn đã tạo trước đó không mà phần mềm sẽ hiển thị pop-up để người dùng chọn tùy chọn xử lý hóa đơn đã tạo tương tự như khi cập nhật đặt phòng. Khi thực hiện thanh toán hóa đơn sau khi trả phòng, nếu số tiền khách tạm ứng trước đó nhiều hơn số tiền khách còn cần trả, phần mềm sẽ tự động tính số tiền hoàn lại cho khách hàng.

Quản lý thông tin khách hàng đầy đủ

Mọi thông tin về khách thuê phòng chi tiết nhất đều có thể lưu trữ khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, homestay KiotViet. Từ thông tin cá nhân tới hợp đồng cho thuê (giá cả, phí dịch vụ, thời gian, tiền cọc, số người ở…). Khi cần tìm kiếm thông tin khách thuê phòng tại phòng nào đó, bạn chỉ cần sử dụng các bộ lọc tìm kiếm. Thông tin người thuê phòng sẽ được hiển thị rõ ràng. 

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng tính năng thuê tháng trên phần mềm KiotViet

Với những lợi ích vượt trội này, việc đầu tư vào phần mềm tính giá phòng và thuê tháng là một lựa chọn đáng cân nhắc cho bất kỳ khách sạn hay homestay nào mong muốn nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet có rất nhiều tính năng được thiết kế riêng cho ngành dịch vụ lưu trú. Đăng ký DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp quản lý khách sạn hoàn toàn khác biệt.