Tối ưu doanh thu quán ăn với phần mềm quản lý nguyên liệu

Nguyên liệu có chi phí đầu vào cao và giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống. Đối với các quán ăn, việc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả là một thách thức lớn khi chủ quán không chỉ cần kiểm soát số lượng hàng tồn kho khổng lồ mà còn phải đề phòng tình trạng thất thoát dễ phát sinh. Hiểu rõ khó khăn trên, tính năng quản lý nguyên liệu trên phần mềm KiotViet hứa hẹn sẽ giúp chủ quán ăn tối ưu doanh thu và xua tan nỗi lo mất mát hàng hóa!     

1. Rủi ro từ việc sử dụng sổ sách để quản lý nguyên liệu

• Quản lý hàng hóa không chặt chẽ, dễ xảy ra thất thoát

Việc kiểm soát số lượng nguyên liệu tiêu thụ mỗi ngày là vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành quán. Nếu không tính toán kỹ lưỡng, quán ăn có thể rơi vào tình trạng thiếu hụt nguyên liệu vào giờ cao điểm hay nhập hàng quá tay dẫn đến dư thừa khi vắng khách.

Khi quản lý bằng sổ sách, việc ghi chép thủ công rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Nhân viên có thể quên cập nhật, ghi nhầm hoặc không kiểm soát được số lượng nguyên liệu đã sử dụng. Điều này khiến chủ quán gặp khó khăn trong xác định chính xác lượng thực phẩm cần nhập hàng ngày, đặc biệt là với những món có nhiều thành phần như phở, bún đậu... 

Ví dụ, một quán phở trung bình tiêu thụ hơn 80 - 100kg thịt bò, gà, 10kg rau thơm, hành lá và 60kg bánh phở mỗi ngày. Tuy nhiên, do sai sót trong ghi chép, nhân viên đã báo cáo rằng quán chỉ sử dụng khoảng 50kg thịt các loại. Kết quả là chủ quán nhập thiếu nguyên liệu, khiến quán phải đóng cửa sớm vì không đủ thực phẩm phục vụ khách và thu về lợi nhuận thấp hơn dự kiến. 

Xem thêm: Vai trò quản lý nguyên liệu trong kinh doanh cafe, nhà hàng

• Không kiểm soát được rủi ro, gian lận trong khâu nhập nguyên liệu

Trên thực tế, nhập hàng hóa, nguyên liệu là công đoạn có nguy cơ gian lận cao khi kinh doanh quán ăn. Ví dụ, khi nhập 30kg thịt gà với giá 100.000 đồng, nhân viên có thể kiểm thiếu hàng hoặc kết hợp với nhà cung cấp để tạo ra chênh lệch và báo giá cao hơn thực tế như 200.000 đồng cho 30kg gà. Vì không có hóa đơn hay hệ thống kiểm soát, các gian lận này rất khó bị phát hiện. 

Hậu quả là chủ quán liên tục phải chịu những khoản hao hụt diễn ra hàng ngày mà không rõ nguyên nhân. Vấn đề này sẽ dần trở thành gánh nặng lớn và trực tiếp bào mòn lợi nhuận của quán nếu không được phát hiện kịp thời.

• Khó khăn trong theo dõi hạn sử dụng và kiểm soát chất lượng nguyên liệu

Trong kinh doanh quán ăn, nguyên liệu tươi sống như thịt bò, hải sản, rau củ thường có thời gian sử dụng ngắn và nếu không kiểm soát chặt chẽ thì sẽ dễ bị hỏng hoặc hết hạn. Tuy nhiên khi dùng sổ sách để quản lý, nhân viên chỉ có thể ghi nhận hạn sử dụng của thực phẩm nhưng không có công cụ theo dõi tự động mà buộc phải kiểm tra thủ công mỗi ngày. Cách làm này vừa vất vả, tốn thời gian, vừa thiếu chính xác và còn tiềm ẩn nhiều rủi ro như sau:

+ Nhân viên ghi chép sai, nhầm lẫn, khiến thực phẩm quá hạn mà vẫn còn trong kho, làm ảnh hưởng tới chất lượng của các nguyên liệu khác.
+ Đầu bếp dùng nhầm nguyên liệu đã hết hạn để chế biến, gây ảnh hưởng đến sức khỏe khách hàng và uy tín quán.
+ Nhân viên không xác định được nguyên liệu nào gần hết hạn trước để sử dụng, khiến nhiều hàng hóa bị bỏ quên đến khi hỏng.

2. Tính năng quản lý nguyên liệu hiệu quả cho quán ăn trên phần mềm KiotViet

• Quản lý nguyên liệu trong kho chặt chẽ

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, chủ quán có thể lưu trữ thông tin về tên, nhóm hàng, số lượng... và cài đặt mã hàng riêng cho mỗi loại nguyên liệu như thịt, rau xanh, khoai tây. Nhờ đó, nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra, phân loại, cũng như quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác, tiết kiệm thời gian.

Không chỉ vậy, phần mềm còn cho phép chủ quán thiết lập định mức tồn kho cho từng nguyên liệu vô cùng hữu ích. Khi một loại nguyên liệu gần hết hay có số lượng tồn vượt định mức, hệ thống sẽ ghi nhận và đưa ra cảnh báo giúp chủ quán để ý, từ đó có phương án xử lý phù hợp. Điều này đảm bảo quán luôn có đủ nguyên liệu để phục vụ khách hàng.

Xem thêm: Quản lý nguyên liệu nhà hàng, quán cafe hiệu quả, tiết kiệm 90% chi phí với phần mềm quản lý bán hàng

• Kiểm soát hạn sử dụng của từng nguyên liệu

Hiểu rõ thách thức trong kiểm soát chất lượng thực phẩm, đặc biệt với các loại nguyên liệu tươi sống như hải sản, thịt, phần mềm KiotViet mang đến tính năng quản lý nguyên vật liệu theo hạn sử dụng vô cùng tiện lợi. Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về những nguyên liệu cận date để nhân viên ưu tiên sử dụng trước, giúp giảm thiểu lãng phí mà vẫn đảm bảo chất lượng món ăn cho khách hàng. Nhờ đó, chủ quán vừa duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh, lại có thể hạn chế những tổn thất hàng hóa không đáng có.

• Định lượng nguyên liệu tiêu hao cho từng món ăn

Một tính năng nổi bật khác của phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chính là thiết lập định lượng nguyên liệu cho từng món ăn. Ví dụ, với một bát phở bò có thành phần bao gồm: thịt bò, bánh phở, rau thơm, mọc... Thay vì phải vất vả quản lý xem mỗi lần chế biến, nhân viên đã sử dụng bao nhiêu, còn tồn bao nhiêu thì chủ quán có thể cài đặt sẵn định lượng nguyên liệu như: một suất phở bò cần 80g thịt bò, 100g bánh phở và 20g các mọc, rau thơm đi kèm. Điều này giúp đầu bếp thực hiện đúng công thức, tránh việc sử dụng nguyên liệu quá tay gây hao hụt hàng hóa.

Bên cạnh đó, hệ thống còn cho phép chủ quán dễ dàng kiểm tra lượng nguyên vật liệu đã tiêu hao. Khi hóa đơn được thanh toán, phần mềm sẽ tự động trừ số liệu tồn kho của các nguyên liệu sử dụng trong món ăn và ghi nhận, cập nhật thông tin để chủ quán theo dõi một cách chính xác, tiện lợi.

• Quản lý thông tin nhà cung cấp

Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, chủ quán có thể lưu trữ chi tiết thông tin liên hệ của nhà cung cấp, bao gồm tên đơn vị, số điện thoại, lịch sử giao dịch. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ thống kê công nợ của quán ăn với nhà cung cấp theo thời gian thực, ghi nhận thời gian phát sinh, giá trị dư nợ hiện tại và phân loại giao dịch để chủ quán chủ động có kế hoạch giải quyết.

• Báo cáo xuất nhập tồn chi tiết của từng nguyên vật liệu

Trên các báo cáo hàng hóa, hệ thống còn hiển thị thông tin chi tiết, chính xác về số lượng nguyên liệu đã tiêu thụ và tồn kho theo thời gian ngày/ tuần/ tháng. Nhờ đó, chủ quán sẽ có cái nhìn toàn diện nhất về tình hình tiêu thụ nguyên liệu, từ đó lập kế hoạch nhập hàng phù hợp, đặc biệt là trong dịp cao điểm.

Ngoài ra, tính năng này còn giúp chủ quán đánh giá khách quan tình hình kinh doanh và xác định món nào bán chạy, món nào ít khách mua để có điều chỉnh hợp lý. Ví dụ, nếu số lượng hải sản đông lạnh trong kho đang khá nhiều, chủ quán có thể triển khai chương trình khuyến mãi cho menu hải sản để kích cầu thực khách. Ngược lại, nếu nhận thấy salad đang bán chạy thì có thể chủ động nhập trước rau củ tươi để không bị rơi vào tình trạng thiếu hàng.

3. Lợi ích mà chủ quán ăn nhận được khi sử dụng tính năng quản lý nguyên vật liệu trên phần mềm KiotViet

• Đảm bảo chất lượng thực phẩm ổn định

Với phần mềm hỗ trợ quản lý nguyên liệu theo hạn sử dụng, chủ quán dễ dàng kiểm soát chất lượng của từng loại thực phẩm, hạn chế tình trạng nguyên liệu bị hư hỏng trước khi được dùng. Nhờ đó, quán có thể duy trì hoạt động ổn định và tối ưu chi phí đầu vào một cách hiệu quả nhất.

• Ngăn ngừa tình trạng thừa thiếu nguyên liệu

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet giúp chủ quán kiểm soát số lượng nguyên liệu được sử dụng theo từng ngày, từng ca làm việc, đồng thời cung cấp tính năng thiết lập định mức tồn kho cho các loại hàng hóa vô cùng hữu ích. Từ đó, chủ quán có thể chủ động nhập hàng nếu thấy cần thiết, giúp quán ăn luôn có đủ nguyên liệu mà không lo dư thừa hay thiếu hụt.

• Kiểm soát chi phí món ăn, tối ưu doanh thu

Một trong những sai lầm phổ biến khi kinh doanh quán ăn là không nắm rõ chi phí nguyên liệu của từng món ăn, dẫn đến giá bán trong menu quá thấp, hoặc quá cao mà không hợp lý. Nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, chủ quán có thể theo dõi chính xác lượng nguyên liệu tiêu hao cho từng món ăn, từ đó tính toán giá vốn một cách chi tiết và khoa học. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa doanh thu mà còn đảm bảo chất lượng đồ ăn của quán luôn ổn định.

Dùng thử miễn phí

Tính năng kiểm soát nguyên liệu trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet không chỉ giúp quán ăn tối ưu hiệu quả kinh doanh mà còn hỗ trợ theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa trong kho. Thay vì mất thời gian ghi chép sổ sách, loay hoay với tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân, hãy đăng ký sử dụng phần mềm KiotViet ngay để cảm nhận sự khác biệt trong cách vận hành quán!