Tối ưu quy trình check out & thanh toán trong khách sạn với KiotViet

Trong ngành khách sạn, trải nghiệm của khách hàng không chỉ dừng lại ở chất lượng dịch vụ phòng mà còn phụ thuộc lớn vào quy trình thanh toán và check out. Thực tế, nhiều khách sạn vẫn đang đối mặt với những bất cập trong việc xử lý thanh toán thủ công: quy trình phức tạp, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý mà còn làm giảm trải nghiệm của khách hàng. Giải pháp phần mềm quản lý hiện đại như KiotViet đang trở thành công cụ đắc lực, giúp khách sạn tối ưu hóa toàn bộ quy trình check out và thanh toán, mang lại sự nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp trong từng giao dịch.

1. Khó khăn khi thực hiện check out & thanh toán theo cách truyền thống

• Quy trình thủ công tốn nhiều thời gian
Khi khách sạn sử dụng các phương pháp quản lý truyền thống như sổ sách, Excel hay các công cụ không chuyên dụng, nhân viên thường mất rất nhiều thời gian để nhập liệu và kiểm tra thông tin thanh toán. Điều này dễ dẫn đến sự chậm trễ, đặc biệt vào những thời điểm khách sạn đông khách hoặc trong các tình huống khẩn cấp như khách cần trả phòng sớm.

• Sai sót trong việc tính toán
Việc thanh toán bằng các phương pháp thủ công rất dễ dẫn đến sai sót trong việc tính toán giá phòng, dịch vụ đi kèm hay các khoản chi phí phát sinh. Sự thiếu chính xác này không chỉ làm mất lòng tin của khách hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của khách sạn.

• Quản lý dữ liệu khó khăn
Với phương thức thủ công, việc lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng gặp nhiều khó khăn. Điều này làm giảm khả năng khách sạn trong việc nắm bắt thông tin và tạo ra các chương trình chăm sóc khách hàng hiệu quả. Ngoài ra, việc tra cứu và báo cáo doanh thu, chi phí hàng ngày, hàng tháng cũng trở nên phức tạp.

• Khó kiểm soát gian lận
Khi các quy trình không được số hóa, khả năng kiểm soát nhân viên và các giao dịch tài chính sẽ gặp khó khăn. Điều này mở ra nguy cơ gian lận, thất thoát mà khách sạn khó có thể phát hiện kịp thời.

2. Lợi ích khi sử dụng KiotViet để tối ưu quy trình checkout & thanh toán

KiotViet là giải pháp phần mềm quản lý bán hàng và dịch vụ hàng đầu, giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán và quản lý cho khách sạn với những lợi ích nổi bật sau:

• Kiểm phòng nhanh gọn

Giao tiếp giữa bộ phần buồng phòng và lễ tân trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn khi sử dụng KiotViet. Khi khách trả phòng, lễ tân chỉ cần gửi thông báo kiểm phòng đến bộ phận buồng phòng. Ngay lập tức, bộ phận buồng phòng sẽ nhận được thông báo trên điện thoại và tiến hành kiểm phòng. Nhân viên buồng phòng sau khi kiểm xong có thể tích chọn các sản phẩm phụ thu (nếu có) trong phòng và gửi nhanh kết quả đến bộ phận lễ tân để làm thủ tục checkout cho khách nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn. 

Xem thêm: Kiểm phòng nhanh gọn với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Dùng thử miễn phí

• Tự động tính tiền phòng theo giờ

KiotViet giúp tự động hóa quy trình thanh toán, từ việc tự động tính toán giá phòng theo thời gian lưu trú của khách hàng, dịch vụ phụ thu đến việc quản lý chi tiết các chi phí phát sinh khi khách trả phòng. Nhờ đó, nhân viên có thể xử lý các thủ tục nhanh chóng, tránh tình trạng khách hàng phải chờ đợi lâu.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà nghỉ tính tiền phòng theo giờ tự động

• Đảm bảo sự chính xác và minh bạch

Với phần mềm KiotViet, toàn bộ quy trình tính toán sẽ được thực hiện tự động với độ chính xác cao, giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình thanh toán. Điều này giúp tạo niềm tin với khách hàng, đồng thời tránh các tranh cãi không cần thiết.

• Tích hợp nhiều phương thức thanh toán

Khách hàng có thể thanh toán qua nhiều hình thức khác nhau như tiền mặt, thẻ, chuyển khoản hoặc ví điện tử. Điều này mang lại sự thuận tiện tối đa cho khách hàng, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc thanh toán do chưa có nhiều phương thức thanh toán và hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử ngay trên màn hình thu ngân dễ dàng, tiện lợi. 

• Quản lý dữ liệu thông minh

KiotViet hỗ trợ khách sạn lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả. Thông qua hệ thống báo cáo chi tiết, khách sạn có thể dễ dàng tra cứu các thông tin tài chính, doanh thu, cũng như xây dựng các chương trình chăm sóc khách hàng dựa trên lịch sử giao dịch.

• Kiểm soát chi phí và tránh thất thoát

Hệ thống KiotViet giúp chủ khách sạn dễ dàng kiểm soát các giao dịch tài chính, đồng thời giám sát hoạt động của nhân viên, từ đó hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hoặc gian lận. 
Đồng thời, sau khi khách checkout, phần mềm hỗ trợ xóa thẻ phòng tiện lợi, giúp quản lý chặt chẽ hơn. 

Trong bối cảnh ngành khách sạn đang ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu quy trình checkout và thanh toán là một yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng và nâng cao hiệu suất hoạt động. Với những lợi ích mà KiotViet mang lại, đây là giải pháp lý tưởng giúp các khách sạn hiện đại hóa quy trình, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đạt được thành công bền vững.