Tối ưu quy trình quản lý đặt phòng khách sạn với phần mềm KiotViet 

Trong môi trường kinh doanh khách sạn cạnh tranh hiện nay, việc tối ưu hóa quy trình đặt phòng là yếu tố quan trọng để nâng cao trải nghiệm khách hàng và quản lý hiệu quả. Với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet mang đến giải pháp toàn diện giúp tối ưu quy trình này, từ khâu đặt phòng đến thanh toán và chăm sóc khách hàng. Hãy cùng tìm hiểu cách mà KiotViet giúp tối ưu hóa quy trình đặt phòng cho khách sạn của bạn.

Quy trình đặt phòng khách sạn cơ bản bao gồm những bước quan trọng nào? 

• Khách hàng liên hệ đặt phòng trực tiếp hoặc qua các kênh online: Website khách sạn, kênh OTA
• Lễ tân kiểm tra trạng thái phòng trống & tiến hành xác nhận đặt phòng, sắp xếp phòng cho khách
• Gửi thông báo xác nhận đặt phòng thành công cho khách hàng qua email, số điện thoại, Zalo
• Khách hàng check in nhận phòng, lễ tân tìm kiếm thông tin khách hàng và làm thủ tục nhận phòng cho khách 
• Khai báo khách lưu trú 
• Checkout, trả phòng và thanh toán kèm theo các dịch vụ phụ thu

Quản lý đặt phòng khách sạn đơn giản, hiệu quả với KiotViet 

Với những tính năng đơn giản và hiệu quả, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet giúp chủ kinh doanh quản lý dễ dàng quy trình đặt phòng, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu thời gian cũng như năng suất làm việc của nhân viên. Khám phá tính năng đặt phòng nổi bật ngay sau đây: 

2.1 Tự động hóa quy trình đặt phòng trực tuyến

Với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, khách sạn có thể dễ dàng tạo trang web đặt phòng trực tuyến tích hợp sẵn. Khách hàng có thể truy cập trang web của khách sạn, lựa chọn phòng theo nhu cầu và thực hiện đặt phòng mà không cần phải gọi điện hay trao đổi qua email. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho khách hàng mà còn giảm tải công việc cho nhân viên lễ tân.

Xem thêm: Gửi email tự động cho khách hàng khi đặt phòng ngay trên phần mềm quản lý khách sạn

MIỄN PHÍ dùng thử

2.2 Kiểm tra phòng trống đơn giản, nhanh chóng

Một trong những điểm mạnh của phần mềm KiotViet là giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Nhân viên chỉ cần nhìn qua sơ đồ phòng là có thể kiểm tra tình trạng phòng trống, thêm mới hoặc thay đổi thông tin đặt phòng của khách. Khả năng theo dõi tình trạng phòng theo thời gian thực giúp nhân viên lễ tân nắm bắt nhanh chóng và chính xác tình hình, tránh việc ghi nhận nhầm lẫn hay trùng lặp phòng.

2.3 Tự động gửi email, tin nhắn Zalo xác nhận đặt phòng cho khách, tăng tính chuyên nghiệp 

Sau khi xác nhận đặt phòng thành công, phần mềm sẽ tự động gửi email hoặc tin nhắn Zalo xác nhận đặt phòng cho khách hàng. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên khách sạn, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác như chăm sóc khách hàng trực tiếp.
Email, tin nhắn Zalo tự động đảm bảo thông tin được gửi đi chính xác và kịp thời, giảm thiểu nguy cơ sai sót và đảm bảo rằng khách hàng luôn nhận được thông tin cần thiết đúng lúc. Đồng thời giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng khi họ nhận được email xác nhận ngay sau khi đặt phòng hoặc cập nhật thông tin, họ sẽ cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn vào dịch vụ của khách sạn.

2.4 Thực hiện nhận phòng, checkin cho khách nhanh chóng

Với những khách hàng đã đặt phòng trước, lễ tân khách sạn có thể nhanh chóng tìm kiếm booking của khách tiện lợi bằng cách nhập một trong số các thông tin như: Tên phòng, Mã đặt phòng, Tên khách hàng, Mã OTA. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả chính xác nhất theo truy vấn để lễ tân thực hiện nhận phòng cho khách nhanh chóng và tiện lợi. 
Đồng thời, lễ tân cũng có thể thực hiện nhập thông tin khách hàng tự động chỉ với thao tác quét CCCD, phần mềm sẽ nhập đầy đủ thông tin khách hàng giúp tiết kiệm thời gian và thao tác. 

2.5 Khai báo lưu trú online tiện lợi

Chủ khách sạn đang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet không cần phải ra cơ quan chức năng để khai báo lưu trú mà có thể thực hiện khai báo lưu trú online ngay trên phần mềm. Theo đó, khi nhập thông tin khách lưu trú, phần mềm sẽ tự động tạo danh sách khách lưu trú theo bộ lọc thời gian, chủ khách sạn có thể xuất file danh sách khách lưu trú để nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công An để hoàn tất khai báo lưu trú dễ dàng và tiện lợi. 

2.6 Checkout, thanh toán chính xác 

Sau khi hết thời gian lưu trú, phần mềm tự động tính tổng tiền phòng theo giá giờ/ngày/đêm/tháng cụ thể và các dịch vụ phụ thu khác trong quá trình khách lưu trú chính xác. Chủ khách sạn có thể giúp khách thanh toán nhanh hơn với nhiều phương thức như thanh toán QR, thanh toán thẻ hoặc voucher tiện lợi. Với những khách đã thanh toán trước hay đặt cọc, thanh toán một phần, KiotViet cũng cập nhật thông tin giúp giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn cho lễ tân. 

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet là công cụ đắc lực giúp tối ưu hóa quy trình đặt phòng cho khách sạn, từ khâu đặt phòng trực tuyến, quản lý thanh toán đến chăm sóc khách hàng và báo cáo doanh thu. Sử dụng phần mềm không chỉ giúp tăng cường hiệu quả quản lý, mà còn mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, từ đó giúp khách sạn của bạn phát triển bền vững và giữ chân được nhiều khách hàng thân thiết. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để tối ưu hóa quy trình đặt phòng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu quả kinh doanh, KiotViet chắc chắn là sự lựa chọn hoàn hảo.