Tối ưu tồn kho, kiểm soát chi phí nhà hàng, quán ăn, quán cafe chặt chẽ với phần mềm quản lý bán hàng được 200.000 nhà kinh doanh tin dùng

Trước đây, người ta thường sử dụng file Excel hoặc sổ sách để ghi lại chi phí và tồn kho của nhà hàng. Hành động này vốn có nguy cơ xảy ra nhầm lẫn cao do lỗi của con người. Ngày nay, nếu bạn muốn theo dõi chi phí nhà hàng cũng như số lượng tồn kho của nguyên vật liệu thì những cách làm truyền thống không phải là một lựa chọn tốt. Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe đi kèm với nhiều tính năng khác nhau sẽ giúp bạn giải quyết triệt để vấn đề. 

Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát tồn kho và chi phí kinh doanh?

Phần mềm quản lý nhà hàng “cách mạng hóa” hoạt động của các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống bằng cách cung cấp các công cụ hiệu quả để quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chi phí. Với sự phức tạp của việc điều hành một nhà hàng hay quán cafe, việc theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. 

Tuy nhiên, chủ sở hữu và người quản lý có thể hợp lý hóa hoạt động của mình bằng phần mềm chuyên dụng. Phần mềm quản lý nhà hàng phổ biến nhất KiotViet cho phép theo dõi lượng hàng tồn kho theo thời gian thực và dự báo chính xác. Bằng cách tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ chủ quán giảm thiểu lãng phí, ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá mức và duy trì nguồn cung đầy đủ. 

Hơn nữa, tính năng kiểm soát chi phí của phần mềm cho phép theo dõi thu - chi một cách chính xác, xác định các lĩnh vực chi tiêu quá mức và thực hiện các biện pháp tiết kiệm chi phí. Kết quả là nâng cao lợi nhuận và cải thiện hiệu quả tổng thể trong quá trình kinh doanh dịch vụ ăn uống.

Xem thêm: Ngăn chặn hành vi thất thoát tiền mặt đối với bộ phận thu ngân bằng phần mềm quản lý nhà hàng

Những cách phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe có thể tối ưu hóa việc quản lý tồn kho, kiểm soát chi phí

Điều hành một cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nhờ có công nghệ, các chủ quán giờ đây có thể tiếp cận với các công cụ mạnh mẽ mang lại nhiều lợi ích. 

Đã qua rồi cái thời các chủ quán phải dựa vào các hệ thống khác nhau từ các nhà cung cấp khác nhau, tự hỏi liệu họ có tích hợp liền mạch hay đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng trong quá trình vận hành và quản lý hay không. Ngày nay, các phần mềm quản lý bán hàng đã cách mạng hóa hoạt động của các chủ nhà hàng bận rộn, cung cấp giải pháp toàn diện giúp tăng doanh thu, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, hợp lý hóa hoạt động và nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách.

Dưới đây là một số cách phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe có thể tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho và giúp các chủ quán kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý nhà hàng cho phép theo dõi lượng hàng tồn kho theo thời gian thực và dự báo chính xác

1. Hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho

Một trong những ưu điểm chính của phần mềm quản lý nhà hàng là khả năng hợp lý hóa các nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho. Bằng cách tận dụng sức mạnh của phần mềm quản lý hàng tồn kho, bạn có thể hợp lý hóa hoạt động của mình và tối ưu hóa cách bạn xử lý lượng hàng tồn kho và nguyên liệu. Không còn việc đếm thủ công tốn nhiều công sức vì các giải pháp phần mềm này tự động hóa quy trình, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian quý báu. Với khả năng lưu trữ thông tin theo thời gian thực, phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp bạn thông báo về hàng tồn kho của mình, đảm bảo cập nhật chính xác và cảnh báo kịp thời khi nguồn cung sắp hết. Điều này đảm bảo rằng nhà hàng, quán cafe của bạn không bao giờ phải đối mặt với sự bất tiện khi hết nguyên liệu thiết yếu trong giờ cao điểm và giúp bạn tránh được bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc bổ sung thêm nguyên liệu.

Ngoài ra, phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe còn đơn giản hóa quy trình đặt hàng và mua hàng. Tự động cảnh báo đặt hàng dựa trên ngưỡng tồn kho được xác định trước, loại bỏ nhu cầu nhập thủ công và các lỗi tiềm ẩn của con người.

2. Kiểm soát và giảm chi phí

Kiểm soát chi phí là điều quan trọng đối với lợi nhuận của bất kỳ nhà hàng nào và phần mềm quản lý nhà hàng sẽ hỗ trợ các chủ quán đạt được điều này. Phần mềm cho phép tính toán chi phí chính xác cho các món trong thực đơn bằng cách theo dõi chi phí nguyên liệu và khẩu phần ăn. Với thông tin sẵn có này, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về giá cả để tối đa hóa lợi nhuận.

Hơn nữa, phần mềm quản lý nhà hàng giúp giảm lãng phí và hao hụt. Việc theo dõi chính xác mức tồn kho và cung cấp dữ liệu theo thời gian thực cho phép bạn xác định các khu vực lãng phí và thực hiện các biện pháp chủ động để giảm thiểu chúng. Nó cũng hỗ trợ quản lý hạn sử dụng và luân chuyển hàng tồn kho hiệu quả, đảm bảo bạn sử dụng nguyên liệu trước khi chúng bị hỏng, do đó giảm lãng phí thực phẩm không cần thiết.

3. Dự báo và lập kế hoạch nhu cầu

Dự đoán nhu cầu của khách hàng và lập kế hoạch phù hợp là chìa khóa để tối ưu hóa mức tồn kho của bạn. Phần mềm quản lý nhà hàng có thể phân tích dữ liệu bán hàng, sở thích của khách hàng và xu hướng lịch sử để cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị cho việc dự báo nhu cầu. Điều này cho phép bạn điều chỉnh mức tồn kho dựa trên nhu cầu dự kiến, giảm thiểu rủi ro tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng.

Bằng cách dự đoán chính xác nhu cầu, bạn có thể tối ưu hóa các quyết định mua hàng và tránh dồn vốn vào hàng tồn kho dư thừa. Điều này giúp giảm chi phí và đảm bảo rằng bạn có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

Xem thêm: Quản lý nguyên liệu nhà hàng, quán cafe hiệu quả, tiết kiệm 90% chi phí với phần mềm quản lý bán hàng

4. Quản lý nhà cung cấp

Duy trì mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp là điều cần thiết đối với bất kỳ nhà hàng nào. Ứng dụng hệ thống quản lý nhà hàng đơn giản hóa việc quản lý nhà cung cấp bằng các cơ sở dữ liệu tập trung. Điều này cho phép bạn theo dõi thông tin của nhà cung cấp, bao gồm giá cả và lịch giao hàng, tất cả ở cùng một nơi.

5. Báo cáo và phân tích

Phần mềm quản lý nhà hàng cung cấp các tính năng phân tích và báo cáo toàn diện giúp bạn có cái nhìn toàn diện về việc sử dụng, chi phí và xu hướng hàng tồn kho của mình. Bạn có thể tạo báo cáo nêu bật các mặt hàng bán chạy nhất và mặt hàng có hiệu suất thấp, thậm chí xác định xu hướng theo mùa.

Với dữ liệu này, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu liên quan đến việc lập kế hoạch thực đơn, điều chỉnh giá thực đơn linh hoạt và chiến lược kiểm soát chi phí. 

6. Tích hợp với hệ thống POS

Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe có thể tích hợp hoàn hảo với hệ thống POS. Sự tích hợp này cho phép dữ liệu lưu chuyển giữa các hệ thống khác nhau, đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật.

Phần mềm đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng với mức tồn kho, cho phép cập nhật theo thời gian thực và loại bỏ nhu cầu đối chiếu thủ công. Nó cũng đơn giản hóa việc báo cáo tài chính và theo dõi chi phí, giúp việc giám sát chi phí dễ dàng hơn.

Tăng cường quản lý tồn kho và kiểm soát chi phí với phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe KiotViet

Phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet tích hợp cung cấp cho chủ quán các báo cáo chi tiết về mức chi tiêu theo ngày/tháng/quý

Đầu tư vào phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất là yếu tố thay đổi cuộc chơi để quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Nó hợp lý hóa quy trình quản lý hàng tồn kho, giảm lãng phí và cho phép kiểm soát chi phí tốt hơn. Với các tính năng như dự báo nhu cầu, quản lý nhà cung cấp và báo cáo toàn diện, phần mềm quản lý KiotViet dành cho nhà hàng, quán cafe giúp chủ quán đưa ra quyết định sáng suốt nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận. 

Hệ thống phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet tích hợp cung cấp cho chủ quán các báo cáo chi tiết về mức tiêu thụ hàng ngày của từng cơ sở kinh doanh. Bạn có thể quản lý việc lưu thông hàng hóa một cách dễ dàng dựa trên yêu cầu hàng hóa của từng nơi. Nó cũng cho phép bạn tối ưu mức đặt hàng cho nguyên liệu thô để bạn có thể chế biến ra được các món ăn trong menu. 

Điều quan trọng là phải xem xét doanh số bán hàng hàng ngày và hàng tháng diễn ra tại mỗi cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống của bạn. Phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet cung cấp cho bạn doanh thu thuần và tổng doanh thu của từng cơ sở cũng như các khoản thu - chi đã xảy ra. Phần mềm quản lý nhà hàng của bạn có thể giúp bạn có được thông tin chi tiết liên quan đến chi phí theo thời gian thực một cách thường xuyên. 

Dùng thử miễn phí

Một trong những chìa khóa để duy trì hoạt động kinh doanh nhà hàng, quán cafe có lợi nhuận và thành công là duy trì quyền kiểm soát chi phí và tồn kho thực phẩm. Tuy nhiên, tính chất năng động và nhịp độ nhanh của ngành FnB dẫn đến việc điều hành kinh doanh không phải lúc nào cũng dễ dàng. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet để theo dõi chi phí và kiểm soát tồn kho có thể giúp hợp lý hóa quy trình của bạn và tạo báo cáo chính xác hơn để đảm bảo rằng nhà hàng của bạn hoạt động có lãi.