Top 3 phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn hiệu quả, giảm hao hụt

Quản lý kho nhà hàng, quán ăn là một quy trình để giám sát & kiểm soát các thành phần nguyên liệu & nhà cung cấp mà bạn có để đáp ứng hiệu quả cho quy trình bán hàng. Quản lý, kiểm soát tốt là điều cần thiết cho hoạt động kinh doanh, từ đó giúp bạn thực hiện các đơn hàng một cách xuyên suốt, hiệu quả & tiết kiệm cho nhà hàng.

Tầm quan trọng của việc quản lý kho nhà hàng, quán ăn

Quản lý kho là một khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh trong ngành nhà hàng và quán ăn. Việc quản lý kho hiệu quả có thể ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm cả tài chính, chất lượng dịch vụ và mối quan hệ với khách hàng.

Kiểm soát chi phí

• Quản lý kho giúp kiểm soát lượng nguyên liệu và hàng tồn kho, từ đó giảm thiểu lãng phí và hạn chế tổn thất.
• Theo dõi và ước lượng chi phí mua sắm, giúp chủ cơ sở kinh doanh xác định giá thành sản phẩm chính xác và đảm bảo lợi nhuận.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

• Theo dõi ngày sản xuất và hạn sử dụng của hàng hóa để đảm bảo rằng chỉ có hàng hóa tươi ngon và chất lượng cao được sử dụng trong các món ăn.
• Giúp tránh tình trạng thất thoát và lãng phí do hàng tồn kho quá hạn sử dụng.

Tối ưu hóa quá trình sản xuất

• Xác định lượng nguyên liệu cần thiết để không gặp tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa, từ đó tối ưu hóa quá trình sản xuất.
• Quản lý chặt chẽ quy trình đặt hàng và nhận hàng để giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu hóa thời gian làm việc.

Duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp

• Quản lý kho đúng cách giúp tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp, từ đó có thể đạt được ưu đãi về giá cả và điều kiện giao hàng.
• Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp để xác định đối tác nào mang lại giá trị tốt nhất cho việc kinh doanh của bạn.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Đảm bảo rằng mọi nguyên liệu và sản phẩm đều có sẵn khi khách hàng đặt món, từ đó nâng cao trải nghiệm ẩm thực và giữ cho khách hàng hài lòng.
• Tránh tình trạng hết hàng đột ngột hoặc sự chậm trễ trong dịch vụ.

Tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm

• Quản lý kho đúng cách giúp tuân thủ các quy định an toàn thực phẩm và đảm bảo rằng các sản phẩm được bảo quản đúng cách để tránh rủi ro liên quan đến sức khỏe của khách hàng.

Tóm lại, quản lý kho là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhà hàng và quán ăn, đóng vai trò quyết định đến hiệu suất tài chính, chất lượng dịch vụ, và mối quan hệ với khách hàng và đối tác cung ứng.

Xem thêm: Hướng dẫn xử lý rác thải trong kinh doanh nhà hàng, quán ăn

Tính năng cần có của phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn

• Báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa chính xác 

Phần mềm quản lý kho nhà hàng giúp quản lý số lượng nguyên vật liệu tồn kho một cách chính xác và nhanh chóng dựa trên những thông tin về mặt hàng, ngày nhập kho, hạn sử dụng…Hỗ trợ thống kê xuất nhập tồn hàng hóa một cách chính xác.

• Cảnh báo hàng sắp hết, gợi ý nhập hàng 

Thông qua phần mềm quản lý kho người quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về lượng hàng tồn ở tất cả các kho, giúp giảm tồn kho ở mức tối thiểu, tránh tình trạng  nguyên vật liệu bị tồn khiến sản phẩm bị hư hỏng. Bên cạnh đó bạn cũng có thể dự đoán được khi nào cần mua hàng mới nhờ chức năng cảnh báo hàng sắp hết. 

• Hệ thống báo cáo kho trực quan, chi tiết 

Báo cáo sẽ dựa trên các cơ sở dữ liệu được cập nhật liên tục trên phần mềm. Báo cáo được thể hiện dưới hình thức các sơ đồ và biểu đồ để biểu diễn dữ liệu trong bảng báo cáo nhằm đưa đến cái nhìn sinh động và trực quan nhất cho chủ cơ sở kinh doanh.

Xem thêm: Menu điện tử: Xu hướng quản lý order thuận tiện và dễ dàng cho nhà hàng, quán cafe

Top 3 phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn hiệu quả, giảm hao hụt

1. Phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn KiotViet

• Kiểm soát lượng tồn kho, mã hàng trong kho

Điều quan trọng nhất khi quản lý kho nguyên liệu đó là bạn cần theo dõi và nắm rõ tình hình của tất cả mặt hàng trong kho. Mỗi loại nguyên liệu cần được dán nhãn và có mã hàng riêng, giúp nhân viên phân loại tìm kiếm cũng như quản lý chính xác và dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó nhà quản lý cũng cần đặt ra định mức tồn kho cụ thể và kiểm soát lượng tồn kho theo định mức đó. Điều này không chỉ hạn chế nguy cơ thất thoát mà còn đảm bảo định lượng nguyên liệu cần thiết cho công việc kinh doanh.

• Giám sát hạn sử dụng của từng nguyên liệu

Đối với công việc quản lý các loại nguyên liệu, theo dõi hạn sử dụng là một hoạt động vô cùng quan trọng và cần thiết. Nếu không giám sát hạn sử dụng cẩn thận, nguyên phụ liệu trong kho có nguy cơ hết hạn sử dụng và đưa đến nhiều tổn thất cho nhà hàng, quán cafe. Nguyên liệu hết hạn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của các món ăn cũng như gây nên sự lãng phí không đáng có cho nhà hàng.

Chính vì vậy nhân viên kho nguyên phụ liệu cần theo dõi và giám sát kỹ hạn sử dụng của từng nguyên liệu để đảm bảo không loại nguyên liệu nào hết hạn và có những phương pháp xử lý kịp thời đối với các mặt hàng sắp đến hạn sử dụng.

• Thiết lập định lượng nguyên liệu món ăn/đồ uống

Các món ăn hay thức uống đều là hàng hóa sản xuất gồm nhiều thành phần, do đó việc theo dõi định lượng nguyên liệu sẽ rất khó khăn nếu sử dụng phương pháp thống kê bằng sổ sách thông thường. Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, bạn có thể thiết lập các thành phần của món ăn/đồ uống với các thông tin về tên nguyên liệu cũng như số lượng.

Như vậy khi thực hiện chế biến hay pha chế, tồn kho nguyên liệu tương ứng sẽ được tự động giảm trừ, giúp cho việc kiểm soát định lượng nguyên liệu trong kho đơn giản hơn rất nhiều.

• Thông kế lượng nguyên phụ liệu còn trong kho

Chức năng báo cáo kho của phần mềm KiotViet sẽ giúp chủ cửa hàng thống kê đầy đủ và chính xác lượng nguyên phụ liệu còn trong kho. Với báo cáo này, chủ cửa hàng sẽ có cái nhìn toàn diện nhất về tình hình kho nguyên liệu, từ đó kết luận được khối lượng nguyên liệu đã tiêu thụ.

Điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng có phương pháp xử lý các mặt hàng tiêu thụ kém mà còn hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc đưa ra quyết định nhập nguyên liệu phù hợp.

Dùng thử miễn phí

2. Phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn bePOS

bePOS là một trong những phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng miễn phí trên điện thoại tốt hiện nay. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp nó đẩy nhanh tốc độ xử lý dữ liệu, thông tin nhanh chóng. Đồng thời, có thể sử dụng từ xa và ngoại tuyến chỉ với một chiếc điện thoại. Hàng hóa được quản lý chi tiết theo từng màu sắc, mẫu mã, chủng loại, mã,… Đặc biệt, đối với ngành nhà hàng, ứng dụng sẽ kiểm soát được ngày nhập nguyên liệu. Thống kê thực phẩm được dùng nhiều nhất, ít nhất. Từ đó, có giải pháp nhập nguyên liệu phù hợp. Đảm bảo cho khách hàng luôn thưởng thức đồ tươi mới.

3. Phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn Perfect Warehouse

Perfect Warehouse từng nhận được chứng nhận Sao Khuê 2011 về phần mềm chất lượng. Nó là phần mềm miễn phí nhưng độ bào mật cao. Mỗi đơn vị, cá nhân có thể sử dụng phần mềm này để hỗ trợ kiểm soát nguyên liệu, sản phẩm trong kho thuận tiện và nhanh chóng. Một số tính năng phải kể đến như:

• Quản lý xuất nhập khẩu hàng hóa, số lượng hàng tồn.
• Quản lý, báo cáo hàng hóa tồn kho với nhật ký và lịch sử được lưu giữ trực quan.
• Phân quyền cho người dùng.
• Lập thẻ kho.

Quản lý tồn kho nhà hàng, quán ăn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhà hàng. Đây là yếu tố then chốt quyết định chủ quán có thể kinh doanh lâu dài hay không. Ngoài việc xây dựng được quy trình chuyên nghiệp, phần mềm quản lý bán hàng là sự lựa chọn hoàn hảo để hỗ trợ vận hành nhà hàng hiệu quả hơn.