Top 5 phần mềm quản lý quán trà sữa được sử dụng phổ biến nhất trong năm 2023

Quản lý quán trà sữa hiệu quả là chìa khóa để mở cánh cửa thành công. Tuy nhiên việc quản lý và vận hành đối với người mới bắt đầu kinh doanh là không hề đơn giản. Nó dẫn đến hậu quả quán trà sữa không phát triển, mất kiểm soát nội bộ, suy giảm về doanh thu hay thậm chí phải đóng cửa quán sau một vài tháng. Vậy chủ quán cần làm thế nào để việc quản lý quán trà sữa trở nên dễ dàng, đơn giản? Câu trả lời là áp dụng ngay Phần mềm quản lý quán trà sữa!

Phần mềm quản lý quán trà sữa là gì?

Phần mềm quản lý quán trà sữa là một ứng dụng được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh của quán trà sữa. Nó cung cấp các tính năng và chức năng giúp người quản lý theo dõi và điều chỉnh nhiều khía cạnh, từ quản lý đơn hàng và thanh toán đến theo dõi kho hàng và tương tác với khách hàng.

Trước khi chọn phần mềm, hãy xác định rõ nhu cầu cụ thể của quán trà sữa và đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn có đầy đủ tính năng để đáp ứng những yêu cầu đó. Đồng thời, kiểm tra xem phần mềm có tương thích với các thiết bị và hệ thống thanh toán bạn đang sử dụng hay không.

Xem thêm: Ngăn chặn hành vi thất thoát tiền mặt đối với bộ phận thu ngân bằng phần mềm quản lý nhà hàng

Quy trình vận hành của một quán trà sữa

Mô hình vận hành thông thường của quán trà sữa bao gồm những bước sau: Khách hàng order tại quán -> Nhân viên phục vụ ghi nhận order của khách hàng và in hóa đơn -> Nhân viên pha chế nhận yêu cầu từ nhân viên phục vụ và tiến hành pha chế cho khách hàng -> Khách hàng đến quầy nhận nước và thưởng thức.

Dựa trên quy trình vận hành quán trà sữa trên, ta dễ dàng nhận thấy rằng một quán trà sữa sẽ bao gồm những nhân sự chính như:

• Quản lý và chuẩn bị

- Kiểm tra và cập nhật menu nếu cần thiết.
- Đặt hàng nguyên liệu và đảm bảo có đủ tồn kho.

• Phục vụ khách hàng

- Nhân viên đón khách và cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp.
- Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng và nhập vào hệ thống.

• Chế biến đồ uống

- Chuẩn bị nguyên liệu và chế biến đồ uống theo yêu cầu.
- Đảm bảo chất lượng và mẫu mã hấp dẫn của đồ uống.

• Thanh toán và giao dịch

- Tính toán giá trị đơn hàng và thu tiền từ khách hàng.
- Chấp nhận thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau.

• Quản lý kho hàng

- Cập nhật số lượng tồn kho và đặt hàng mới khi cần thiết.
- Giữ cho khu vực lưu trữ sạch sẽ và tổ chức.

• Quản lý nhân sự

- Theo dõi ca làm việc của nhân viên.
- Đào tạo và hỗ trợ nhân viên cần thêm kỹ năng hoặc thông tin.

• Chăm sóc khách hàng

- Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng.
- Áp dụng chương trình khuyến mãi và ưu đãi để giữ chân khách hàng.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa

Phần mềm quản lý quán trà sữa được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ quản lý các hoạt động kinh doanh của quán

Việc sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa mang lại nhiều lợi ích cho chủ quán. Dưới đây là một số điểm lợi ích quan trọng:

• Quản lý tồn kho hiệu quả: Phần mềm giúp chủ quán theo dõi tồn kho nguyên liệu, nguyên vật liệu, và sản phẩm đã hoặc đang sử dụng. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình đặt hàng và giảm thiểu lãng phí.
• Quản lý doanh thu và chi phí: Chủ quán có thể theo dõi doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng một cách dễ dàng. Phần mềm cũng giúp theo dõi chi phí như lương nhân viên, chi phí vận chuyển, và các chi phí khác.
• Kiểm soát chặt chẽ chương trình khuyến mại: Một số phần mềm quản lý quán trà sữa cung cấp các tính năng tạo chương trình khuyến mại. Chủ quán có thể tạo ra các chương trình giảm giá, hoặc thẻ thành viên để thu hút và giữ chân khách hàng.
• Quản lý đội ngũ nhân viên: Phần mềm quản lý quán trà sữa giúp theo dõi lịch làm việc, hiệu suất làm việc, và tính lương của nhân viên. Điều này giúp tăng cường quản lý nhân sự và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Báo cáo và phân tích hiệu suất: Phần mềm cung cấp các báo cáo và công cụ phân tích để chủ quán có thể đánh giá hiệu suất kinh doanh. Điều này giúp họ đưa ra quyết định chiến lược và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh theo thời gian.
• Giảm sai sót và gian lận: Phần mềm quản lý bán hàng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình tính tiền và gian lận từ phía nhân viên. Hệ thống theo dõi mọi giao dịch và giúp chủ quán phát hiện nguy cơ gian lận một cách nhanh chóng.

Xem thêm: Tối ưu tồn kho, kiểm soát chi phí nhà hàng, quán ăn, quán cafe chặt chẽ với phần mềm quản lý bán hàng được 200.000 nhà kinh doanh tin dùng

Top 5 phần mềm quản lý quán trà sữa được sử dụng phổ biến nhất hiện nay

1. Phần mềm quản lý quán trà sữa KiotViet

• Quản lý mọi order của khách hàng

Phần mềm quản lý quán trà sữa KiotViet thiết kế giao diện bán hàng đơn giản và dễ sử dụng giúp nhân viên phục vụ có thể thao tác nhanh chóng khi gọi món theo yêu cầu của khách. Dễ dàng ghi rõ lượng đường, đá, thêm topping  ngay dưới mỗi order. Nhờ vậy, tình trạng order chập chạm hay sai yêu cầu của khách sẽ được xóa bỏ hoàn toàn.

Quản lý quán trà sữa giờ đây đơn giản trong tầm tay với phần mềm order trà sữa chuyên nghiệp.

• In tem phiếu mỗi order

Một tính năng vô cùng hữu ích của phần mềm quản lý bán hàng đó là in thông tin order trực tiếp từ màn hình thu ngân rồi dán trực tiếp lên hộp. Nhờ đó nhân viên có thể bắt tay vào pha chế chính xác theo mỗi order của khách, tránh tối đa sai sót, nhầm lẫn. Tính năng in tem phiếu cũng giúp hạn chế trao đổi của nhân viên trong cửa hàng, gây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho quán trà sữa của mình. Không cần nhiều nhân viên bởi việc quản lý quán trà sữa giờ đây đã vô cùng dễ dàng và tiện lợi.

• Tính tiền chính xác, thanh toán nhanh chóng

Màn hình trực quan, số tiền khách thanh toán được tính toán tự động, phần mềm order trà sữa không cần bất kỳ thêm thao tác thủ công nào khác, rút ngắn thời gian cũng như tăng độ chính xác khi thực hiện giao dịch.

Ngoài ra, phần mềm quản lý quán trà sữa còn kết nối với máy in hóa đơn, giúp việc thanh toán trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Khi nhân viên tiến hành thanh toán trên hệ thống, KiotViet sẽ cho phép in hóa đơn ngay lập tức.

Nhờ đó nhân viên có thể tiết kiệm nhiều thời gian khi tính tiền nhưng vẫn đảm bảo sự chính xác và hiệu quả.

Phần mềm quản lý quán trà sữa đơn giản và dễ sử dụng giúp nhân viên phục vụ có thể thao tác nhanh chóng

• Quản lý chặt chẽ hàng hóa, định lượng chính xác nguyên liệu

Tính năng quản lý hàng hóa, định lượng nguyên liệu của KiotViet giúp chủ quán nắm rõ tình hình hàng hóa thực tế của quán và từ đó có những quyết định nhập hàng hợp lý. Bên cạnh đó, phần mềm cũng có chức năng quản lý nguyên liệu, thực phẩm theo lô date hỗ trợ chủ cửa hàng giảm rủi ro phải xuất hủy hàng hóa do quá hạn từ đó hạn chế thất thoát cho quán trà sữa.

Hàng hóa cũng được sắp xếp theo nhóm dựa vào tính năng của chúng nên việc theo dõi và quản lý hàng hóa sẽ thuận tiện và đơn giản hơn rất nhiều.

• Báo cáo trực quan, rõ ràng, chi tiết

Mọi hoạt động bán hàng đều được phần mềm quản lý quán trà sữa thống kê chi tiết, đầy đủ trong báo cáo theo ngày, tháng, năm. Điều này giúp người quản lý có thể nắm rõ hiệu suất làm việc của nhân viên, hiệu quả bán hàng, sự tăng trưởng của doanh thu,... để từ đó có kế hoạch kinh doanh khoa học nhất. Với tính năng báo cáo, KiotViet mang đến cho chủ kinh doanh cái nhìn sâu và đa chiều về tình hình hoạt động buôn bán của mình. 

Không chỉ vậy, với giao diện dễ hiểu và có thể tùy chỉnh hiển thị theo phương thức báo cáo hay biểu đồ phần mềm cũng hỗ trợ chủ kinh doanh nắm bắt từ tổng quan đến chi tiết của hoạt động kinh doanh nhanh chóng hơn. 

• Quản lý cửa hàng mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý quán trà sữa KiotViet dễ dàng sử dụng với ứng dụng trên các thiết bị điện thoại di động miễn phí. Nhờ đó, chủ quán có thể theo dõi hoạt động bán hàng từng phút từng giây, số lượng khách hiện tại đang có mặt tại cửa hàng. 

Mọi hoạt động kinh doanh đều được Ứng dụng quản lý quán trà sữa miễn phí ghi nhận nhanh chóng, từ đó chủ tiệm có thể quản lý từ xa dễ dàng, tiết kiệm 3-5 giờ có mặt tại cửa hàng mỗi ngày.

Dùng thử miễn phí

2. Phần mềm quản lý quán trà sữa Tuki Milktea

Phần mềm Tuki Milktea đang là công cụ hữu ích được nhiều người yêu thích sử dụng. Thông qua phần mềm này, nhân viên và người quản lý quán dễ dàng quản lý order, phục vụ khách hàng hiệu, quản lý tài chính tốt, từ đó người quản lý sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của quán theo ngày và đưa ra chương trình phù hợp nhất giúp quán trà sữa hoạt động tốt, hiệu quả nhất. Với giao diện thân thiện, chỉ vài thao thác là nhân viên và quản lý có thể sử dụng thành thạo phần mềm Tuki Milktea.

3. Phần mềm quản lý quán trà sữa Suno.Vn

Phần mềm Suno.vn cũng là một trong những phần mềm quản lý trà sữa tốt nhất hiện nay. Nhờ phần mềm này, nhân viên thay vì chạy đi chạy lại thì chỉ ngồi tại bàn gửi order của khách đến nhân viên pha chế và với menu điện tử trên iphone, máy tính bảng giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn được đồ uống ngay tại quầy, từ đó giúp tiết kiệm được thời gian phục vụ. Không chỉ có thế, phần mềm Suno.vn còn hỗ trợ các nghiệm vụ như tách - ghép - đổi bàn, chăm sóc khách hàng. Giống các phần mềm trên, phần mềm Suno.vn giúp người quản lý có thể quản lý từ xa chỉ bằng chiếc điện thoại, máy tính bảng kết nối mạng.

4. Phần mềm quản lý quán trà sữa FoodyPOS

Ngoài các phần mềm maybanhang, Tuki Milktea, ... thì phần mềm FoodyPOS cũng là phần mềm quản lý trà sữa được yêu thích và được khách hàng đánh giá cao. Phần mềm FoodyPOS có menu hỗ trợ hiển thị topping giúp khách hàng biết được số tiền phải trả cũng như giúp nhân viên pha chế nhanh hơn, hỗ trợ in sticker đính kèm trên sản phẩm nên khi nhân viên trả đồ uống cho khách không bị nhầm lẫn. Đặc biệt, phần mềm này tích hợp dịch vụ Now.vn giao hàng nhanh giúp kiểm soát được tình trạng và lộ trình của đơn hàng tốt nhất.

5. Phần mềm quản lý quán trà sữa maybanhang

Khi nhắc tới phần mềm quản lý trà sữa, không thể không nhắc tới phần mềm maybanhang. Phần mềm này đã chuẩn hóa được quy trình bán hàng nên khi tích hợp phần mềm này vào trong quán trà sữa sẽ giúp nhân viên của bạn nắm bắt được số lượng bàn trống, order nhanh thông qua menu điện tử, tăng tốc độ pha chế, ghi chú từng thức uống dễ dàng và phục vụ khách hàng theo đúng thứ tự. Ngoài ra, phần mềm maybanhang còn tối ưu được quy trình quản lý giúp người quản lý cửa hàng hiệu quả thông qua các thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính bảng.

Phần mềm quản lý quán trà sữa hiện đại, chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số. Không chỉ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự, mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình vận hành và kinh doanh của quán. Hy vọng những thông tin mà KiotViet đã cung cấp sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm quản lý phù hợp với nhu cầu và mô hình kinh doanh của mình.