Top 7 ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn đối với chủ kinh doanh

Ngành khách sạn là một lĩnh vực năng động và đầy cạnh tranh. Trải qua sự phát triển không ngừng, các khách sạn phải tối ưu hóa hoạt động, cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho khách và tăng doanh thu để duy trì tính công việc kinh doanh. Một phương pháp thiết thực để đạt được mục tiêu này là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn.

Phần mềm quản lý khách sạn đã tác động đáng kể đến ngành khách sạn trong kỷ nguyên số hiện nay 

Phần mềm quản lý khách sạn là một bộ công cụ và hệ thống kỹ thuật số giúp tự động hóa và hợp lý hóa các hoạt động của khách sạn, từ đặt phòng, dọn phòng đến quản lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Với phần mềm quản lý, khách sạn có thể nâng cao hiệu quả, giảm sai sót và mang lại trải nghiệm cá nhân hóa hơn cho từng vị khách.

Ngoài việc hợp lý hóa hoạt động vận hàng, phần mềm quản lý khách sạn còn tạo ra các báo cáo và phân tích toàn diện, cung cấp cho người quản lý khách sạn những hiểu biết có giá trị về hoạt động kinh doanh của họ. Việc sử dụng dữ liệu cho phép các nhà quản lý tối ưu hóa các quy trình để tăng hiệu quả và lợi nhuận thông qua việc ra quyết định sáng suốt.

Xem thêm: Phương pháp quản lý nhà nghỉ, khách sạn bằng Excel có hiệu quả?

Top 7 lợi ích hàng đầu của phần mềm quản lý khách sạn phổ biến nhất hiện nay

1. Tính linh hoạt và thân thiện với người dùng 

Như chúng ta đều biết, thời gian là một điều quý giá trong ngành khách sạn và việc thay đổi hệ thống thường có thể là một công việc tốn nhiều công sức. May mắn thay, phần mềm quản lý khách sạn rất đơn giản và dễ sử dụng, chỉ mất 10 phút làm quen là bạn có thể thành thạo mọi thao tác. 

Thay vì dành hàng tháng để đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm mới, các hệ thống quản lý khách sạn có xu hướng trực quan và rõ ràng. 

Sau khi bạn đã thiết lập xong và dữ liệu của bạn được truyền đi, phần mềm quản lý khách sạn sẽ dễ dàng điều chỉnh và tùy chỉnh. Bạn có thể điều chỉnh hệ thống của mình cho phù hợp với nhu cầu cụ thể.

Việc tự động hóa phần mềm dựa trên đám mây, cũng như tính dễ sử dụng, có nghĩa là bạn có thể điều hành một khách sạn hiệu quả hơn mà không gặp rắc rối về việc đào tạo đội ngũ nhân viên đông đảo. 

2. Quản lý nhân viên

Với tính năng tự động hóa, bạn có thể xem lại dữ liệu bán hàng và báo cáo lao động, đồng thời đảm bảo có đủ nhân viên vào những thời gian cao điểm. Bạn cũng có thể tối ưu hóa quy trình làm việc cho các bộ phận hậu cần khác nhau, chẳng hạn như bộ phận lễ tân, bộ phận dọn phòng, dịch vụ ăn uống và nhân sự.

Trong công việc dọn phòng, rất nhiều công việc cần phải được sắp xếp một cách kỹ lưỡng. Phần mềm cho phép nhân viên của bạn làm việc thông qua checklist các công việc dọn phòng, từ đó đảm bảo công việc dọn phòng được thực hiện một cách chính xác và nghiêm chỉnh.

3. Quản lý nâng cao trải nghiệm khách hàng

Phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ cá nhân hóa trải nghiệm của khách bằng cách theo dõi sở thích và phản hồi của từng người. Phần mềm giúp khách sạn quản lý phản hồi của khách, theo dõi tương tác và đưa ra đề xuất được cá nhân hóa dựa trên lịch sử của khách. Điều này làm tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng, cuối cùng dẫn đến doanh thu cao hơn.

4. Báo cáo chính xác

Phần mềm quản lý khách sạn tạo báo cáo chi tiết về các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như tỷ lệ phòng trống, doanh thu, chi phí,... Phần mềm cung cấp những hiểu biết chính xác về hoạt động của khách sạn, cho phép đưa ra quyết định tốt hơn, giảm chi phí và tăng doanh thu.

Xem thêm: Danh mục hóa chất tẩy rửa và công dụng cực kỳ hữu ích dành cho bộ phận buồng phòng khách sạn

5. Có thể truy cập từ mọi nơi

Với công nghệ điện toán đám mây, người kinh doanh chỉ cần đăng nhập vào phần mềm quản lý bán hàng của mình mọi lúc, mọi nơi và từ mọi thiết bị. Bạn có thể kiểm tra tình hình kinh doanh tại nhà hoặc thậm chí vào kỳ nghỉ ở một nơi xa. 

Điều này cũng hữu ích cho các khách sạn có số lượng nhân viên lớn, vì mỗi người trong số họ hiện có tài khoản và có thể đăng nhập qua thiết bị cá nhân nếu cần (ví dụ: bộ phận dọn phòng cập nhật trực tiếp cho quầy lễ tân về độ sạch sẽ của phòng bằng cách update lên hệ thống quản lý). 

6. Bảo mật dữ liệu quan trọng

Trước khi tạo ra điện toán đám mây, các chủ khách sạn phải nhập và lưu trữ dữ liệu nhạy cảm ở những nơi rủi ro. Ví dụ: file excel gây ra nhiều sai sót, đặt trước quá nhiều, không thể lưu trữ thông tin cá nhân của khách và có nguy cơ bị hack. 

Với việc đưa công nghệ điện toán đám mây vào ngành khách sạn, các chủ khách sạn giờ đây có thể lưu trữ và xử lý thông tin của khách một cách an toàn và yên tâm khi biết rằng chi tiết đặt phòng và thông tin cá nhân của họ được bảo mật.

Tất cả dữ liệu được sao lưu trên đám mây, nghĩa là sẽ không có vấn đề gì nếu thiết bị của bạn gặp sự cố hoặc bị đánh cắp vì dữ liệu khách sạn của bạn được lưu trữ trên máy chủ từ xa và bạn chỉ cần đăng nhập vào thiết bị khác. Với điện toán đám mây, dữ liệu của khách sạn được bảo mật và an toàn.

7. Đơn giản hóa công việc của bộ phận lễ tân

Phần mềm quản lý khách sạn cho phép kiểm tra tình trạng phòng theo thời gian thực. Đồng thời, nó cũng cho phép nhân viên lễ tân cập nhật việc đặt phòng theo tình trạng phòng trống, yêu cầu của khách, độ sạch sẽ và hơn thế nữa. Bộ phận lễ tân cũng có thể đảm nhiệm những công việc theo yêu cầu của khách và sẽ tự động chuyển hướng đến các bộ phận cụ thể để đáp ứng nhu cầu của họ trong thời gian quy định. 

Dùng thử miễn phí

Ngày nay xu hướng tự động hóa trải rộng khắp các ngành và khách sạn cũng không ngoại lệ. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại không phải là một xu hướng lạ mắt nhưng vô dụng. Nghiên cứu cho thấy rằng nó tăng cường hiệu quả, giảm chi phí và giảm thiểu sai sót. Và đừng quên rằng nhân viên của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ mà chỉ con người mới có thể thực hiện xuất sắc. Vì vậy, nếu bạn thấy điều gì đó trong quy trình của mình có thể được tự động hóa, hãy tự động hóa nó.