Tự động gửi tin nhắn Zalo xác nhận đặt phòng trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet 

Zalo là ứng dụng gọi điện, nhắn tin được sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam. Chính vì vậy, đây cũng là kênh chăm sóc khách hàng tiềm năng cho các chủ kinh doanh đặc biệt là ngành kinh doanh dịch vụ lưu trú. Với tính năng tự động gửi tin nhắn Zalo ZNS, chủ khách sạn có thể gửi tin nhắn xác nhận đặt phòng, tin nhắn cảm ơn khách hàng nhanh chóng ngay sau khi khách đã đặt phòng thành công. Tiện ích của tin nhắn Zalo ZNS là gì và thiết lập nó trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet như thế nào? Khám phá ngay thôi!

1. Zalo ZNS là gì? 

Zalo Notification Service (ZNS) là dịch vụ gửi thông báo chăm sóc khách hàng trên Zalo. Dịch vụ nằm trong bộ giải pháp dành cho nhóm tài khoản Official Account (OA). Thông qua kênh ZNS, các tài khoản OA có thể gửi thông báo, thông tin giao dịch và các thông tin chăm sóc khách hàng khác đến tất cả khách hàng có sử dụng Zalo. 
Với mục đích cung cấp một kênh thông tin chính thống trên Zalo cho doanh nghiệp, ZNS hỗ trợ việc gửi thông báo cho các hoạt động giao dịch, chăm sóc khách hàng, hậu mãi,…

Xem thêm: Phiên bản phần mềm KiotViet dành riêng cho nhà nghỉ, khách sạn, homestay, villa

Dùng thử miễn phí

2. Ưu điểm của tin nhắn Zalo ZNS 

Tin nhắn Zalo ZNS (Zalo Notification Service) là dịch vụ gửi tin nhắn chăm sóc khách hàng qua hệ thống API tới tất cả các số điện thoại đang sử dụng Zalo. Sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật hứa hẹn thay thế hoàn toàn SMS như: 

• Tiếp cận tệp khách hàng ở Việt Nam dễ dàng
Zalo là ứng dụng nhắn tin được sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam. Chính vì vậy, chỉ cần có số điện thoại của khách hàng, thương hiệu có thể gửi tin nhắn Zalo ZNS đến khách hàng nhanh chóng với tỷ lệ gửi tin thành công lên tới 90%. Điều này giúp thương hiệu tiếp cận và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn với tệp khách hàng rộng lớn. 

• Nội dung tin nhắn đa dạng, dễ chỉnh sửa
Với số lượng ký tự giới hạn cho mỗi thông báo lên đến 400 ký tự có dấu, thông báo được gửi qua ZNS sẽ được thiết kế trọn vẹn và có thể truyền tải chính xác nội dung đến khách hàng. Mẫu ZNS có thể đính kèm nhiều tiện ích như đường dẫn truy cập và gọi điện nhanh, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả của thông báo. Bên cạnh đó, thông qua kênh ZNS doanh nghiệp có thể dễ dàng tăng độ nhận diện thương hiệu của mình với khả năng đính kèm logo thương hiệu trong các ZNS gửi đến khách hàng. 

• Chi phí tối ưu
Doanh nghiệp sử dụng ZNS sẽ chỉ cần trả phí cho những ZNS được xử lý thành công, điều này vừa tiết kiệm chi phí, vừa mang lại hiệu quả chăm sóc khách hàng tốt hơn cho chủ kinh doanh. 

• Dễ dàng triển khai
So với các app chăm sóc khách hàng hoặc tin nhắn chăm sóc khách hàng từ các đơn vị cung cấp dịch vụ khác thì ZNS dễ triển khai hơn vì được phát triển dựa trên chính nền tảng Zalo đã rất quen thuộc với nhiều người dùng. Chỉ cần một vài bước thiết lập, đăng ký, doanh nghiệp có thể dễ dàng gửi tin nhắn ZNS cho khách hàng. 

• Đo lường hiệu quả, chính xác 
Hệ thống báo cáo của ZNS giúp ghi nhận kết quả của tất cả hoạt động xử lý lệnh ZNS đã thực hiện. Doanh nghiệp luôn có thể theo dõi kết quả các lệnh đã tạo, trạng thái đã nhận từ phía khách hàng và lý do xử lý không thành công (nếu có) của từng lệnh ZNS. Các kết quả này cung cấp nguồn số liệu quan trọng để đo lường hiệu quả của hoạt động CSKH.

• Tương tác hai chiều 
Tiếp tục duy trì hội thoại qua Tài khoản doanh nghiệp (Official Account) nếu khách hàng có phản hồi với thông báo dễ dàng, nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và doanh nghiệp khi chỉ cần trao đổi thông tin trực tiếp qua 1 nền tảng duy nhất.

Xem thêm: Zalo ZNS là gì? Làm thế nào để đăng ký tin nhắn Zalo ZNS

3. Thiết lập tự động gửi tin nhắn Zalo ZNS xác nhận đặt phòng trên phần mềm KiotViet

Bước 1: Tích hợp tài khoản Zalo Official Account (ZOA)
• Tại màn hình quản lý, bạn nhấn chọn Thiết lập cửa hàng => Đối tác => Gửi SMS - Email - Zalo. Chọn Tin nhắn Zalo => Thêm kết nối 
• Đối với gian hàng chưa từng thực hiện kết nối: hiển thị pop – up kèm mã QR đăng nhập. Tại đây, bạn thực hiện đăng nhập bằng Số điện thoại hoặc quét mã QR.
• Gian hàng đã từng kết nối: hiển thị pop – up, bạn thực hiện các thao tác sau để tích hợp tài khoản ZOA: Chọn trang cần quản lý => Tích chọn Đồng ý cho phép ứng dụng quản lý Official Account => Chọn Cho phép.

Bước 2: Nạp tiền cho tài khoản
• Để có thể sử dụng được chức năng gửi tin nhắn Zalo ZNS, chủ khách sạn cần nạp tiền cho tài khoản. Tại màn hình Thiết lập, bạn chọn Nạp tiền, điền số tiền cần nạp, sau đó chọn phương thức thanh toán. Hiện tại, hệ thống hỗ trợ các hình thức thanh toán như: Chuyển khoản quét mã QR hoặc thanh toán thẻ, bạn tiến hành chọn hình thức thanh toán phù hợp để nạp tiền. 
• Sau khi đã nạp tiền thành công, hệ thống sẽ hiển thị thêm mục Quản lý tin gửi ZNS. Bên cạnh đó, bạn sẽ nắm được thông tin số dư trong tài khoản và chi tiết các lần nạp tiền bằng cách chọn Lịch sử tài khoản.

Bước 3: Thiết lập tin nhắn Zalo ZNS 
Hiện tại, phần mềm quản lý khách sạn KiotViet hỗ trợ gửi tự động 4 loại tin nhắn:
• Xác nhận đặt phòng: Hệ thống tự động gửi tin nhắn Zalo ngay khi khách hàng thực hiện đặt phòng thành công. 
• Hủy đặt phòng: Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn qua Zalo ngay khi đặt phòng của khách hàng bị hủy.
• Cảm ơn: Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn qua Zalo ngay khi khách hàng trả phòng và tạo hóa đơn thanh toán.
• Chờ xác nhận đặt phòng: Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn qua Zalo ngay khi khách hàng đặt phòng thành công qua kênh đặt phòng online của khách sạn.
Để chọn mẫu tin cho từng loại tin nhắn bạn kích chọn Chi tiết => chọn mẫu tin mong muốn => và tham khảo hình thức hiển thị ở bản xem trước, chọn Lưu để hoàn tất thao tác.
Điều kiện để tin nhắn được gửi:
Trong thông tin khách hàng có lưu chính xác số điện thoại khách hàng
Tài khoản KiotViet vẫn còn đủ số dư, không vượt quá hạn mức tin nhắn ZNS trong ngày.

Bước 4: Xem lịch sử gửi tin
Khi bất kỳ tin nhắn Zalo nào được gửi đi thành công, hệ thống sẽ ghi nhận nội dung tin nhắn đó vào mục Lịch sử gửi tin.
Để theo dõi Lịch sử gửi tin, tại màn hình Quản lý gửi Zalo, bạn kích chọn Lịch sử gửi tin => lọc thông tin cần xem theo số điện thoại người nhận =>  hệ thống hiển thị chi tiết lịch sử gửi tin. 

Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập tin nhăn Zalo Hotel

Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, tiện lợi và hiệu quả hơn với tính năng gửi tin nhắn Zalo ZNS xác nhận đặt phòng trên KiotViet. Nhanh tay đăng ký DÙNG THỬ MIỄN PHÍ phần mềm quản lý khách sạn ngay hôm nay.