Tự Động Hóa Báo Cáo Bán Hàng Trên Phần Mềm Quản Lý: "Xương Sống" Kinh Doanh Cho Chủ Shop

Báo cáo bán hàng giúp người kinh doanh đưa ra chiến lược bán hàng chuẩn xác theo từng đối tượng, từng giai đoạn khác nhau. Bằng cách đó, chủ cơ sở kinh doanh nhanh chóng nâng cao hiệu suất bán hàng, đạt được mục tiêu doanh số và tiến gần hơn đến việc mở rộng mô hình kinh doanh.

Tại sao báo cáo bán hàng thủ công không còn phù hợp đối với việc kinh doanh hiện nay?

Sẽ rất khó và không hiệu quả để vận hành và phát triển một cửa hàng hoặc chuỗi cửa hàng mà không bao giờ nhìn lại dữ liệu trước đó và sử dụng nó để đưa ra các quyết định sáng suốt. Tổng hợp và phân tích số liệu thành một định dạng hoặc báo cáo sẽ giúp thúc đẩy giao tiếp giữa các bộ phận và cải thiện việc ra quyết định, tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

Bạn có thể đã biết cách tạo một báo cáo theo cách thủ công trên file Excel nhưng nếu bạn muốn xem báo cáo mới đó hàng tuần với thông tin cập nhật liên tục theo thời gian thực thì liệu File Excel đó có đúng 100% và đáp ứng nhu cầu của bạn không?

Thay vào đó, sẽ rất hữu ích nếu báo cáo bán hàng được tạo một lần và được cập nhật dựa trên các tiêu chí cụ thể và luôn làm mới dữ liệu. Điều này giải phóng thời gian để đọc và hiểu báo cáo, làm cho nó hữu ích cho việc đưa ra quyết định sáng suốt.

Xem thêm: Theo dõi LÃI - LỖ bán hàng mỗi ngày ngay trên điện thoại di động

Tự động hóa báo cáo bán hàng là gì?

Tự động hóa báo cáo bán hàng là một quy trình tự động tạo các báo cáo có đầy đủ thông tin số liệu cụ thể được cập nhật trong thời gian thực, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về các vấn đề kinh doanh trong tương lai.

Tạo báo cáo tự động rất đơn giản nếu bạn sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng vì thông tin được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu. Bạn có thể tạo các báo cáo ngày/tháng/quý/năm một cách nhanh chóng và không gặp lỗi.

MIỄN PHÍ dùng thử 

Lợi ích của tự động hóa báo cáo bán hàng là gì?

Bản thân việc báo cáo mang lại khá nhiều lợi ích cho các quản lý hoặc chủ cơ sở kinh doanh. Một trong những lợi ích lớn nhất của tự động hóa báo cáo là tiết kiệm thời gian. Benjamin Franklin đã sử dụng cụm từ “thời gian là tiền bạc” trong cuốn sách Lời Khuyên Cho Một Thương Nhân Trẻ, trong đó chỉ ra rằng nếu lãng phí thời gian, cơ hội kiếm tiền của bạn sẽ giảm đi. Vì vậy, bạn càng tiết kiệm được nhiều thời gian, bạn càng kiếm được nhiều tiền.

Tiết kiệm thời gian – Tạo báo cáo bán hàng theo cách thủ công dễ bị lỗi và mất nhiều thời gian để tạo và sắp xếp. Thay vào đó, tự động hóa báo cáo cho phép bạn có quyền truy cập vào nhiều báo cáo hơn, nhanh hơn và trên cơ sở nhất quán. Bạn sẽ có một cái nhìn bao quát về các hoạt động và vấn đề kinh doanh của mình. Giờ đây, bạn có thể dành thời gian khắc phục những sự cố đó hoặc cập nhật quy trình của mình để kinh doanh hiệu quả hơn thay vì dành thời gian tạo báo cáo.

Xem thêm: [Hướng dẫn] Cách tính toánh doanh thu, lãi, lỗ của cửa hàng mà chủ shop cần biết 

Độ chính xác – Lợi ích của độ chính xác là gấp đôi khi nói đến tự động hóa báo cáo. Vì các báo cáo được tạo tự động từ cơ sở dữ liệu nên không có lỗi của con người và báo cáo được trình bày theo thời gian thực. Có nghĩa là bạn đang xem thông tin cập nhật mới nhất hiện có.

Tùy chỉnh – Đôi khi, các báo cáo soạn sẵn từ hệ thống quản lý là tất cả những gì bạn cần nhưng trong những trường hợp khác, nó lại không có lợi cho việc kinh doanh của bạn. Bạn cần các báo cáo nói về các vấn đề bạn gặp phải và giải quyết hàng ngày. Điều tuyệt vời là sau khi bạn thiết lập tùy chỉnh, báo cáo có thể được tự động hóa giống như các báo cáo được thiết lập sẵn.

MIỄN PHÍ dùng thử

Hướng dẫn sử dụng tính năng Báo cáo bán hàng trên phần mềm quản lý KiotViet

KiotViet sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện cũng như chi tiết về tình hình bán hàng thông qua báo cáo bán hàng. Để xem báo cáo bán hàng, chủ shop thao tác như sau:

 Trên thanh Menu, chọn Báo cáo, nhấp chuột vào Bán hàng:

Báo cáo bán hàng sẽ xuất hiện kiểu hiển thị: Bản đồ và Báo cáo. Trong kiểu hiển thị báo cáo, hệ thống sẽ hỗ trợ 2 chế độ xem: Chiều dọc và Chiều ngang.

• Hiển thị Dọc: Cho góc nhìn tổng quan về từng mối quan tâm.
• Hiển thị Ngang: Cho góc nhìn chi tiết trong từng mối quan tâm.

Trong báo cáo bán hàng có 6 mối quan tâm: Thời gian, lợi nhuận, giảm giá hóa đơn, trả hàng, nhân viên, chi nhánh.

• Thời gian: Hiển thị các giao dịch trong báo cáo bán hàng theo thời gian như: Thời gian bán hàng, số lượng đơn hàng, tổng tiền hàng, giảm giá hóa đơn, doanh thu, số lượng đơn trả,…
• Lợi nhuận: Hiển thị chi tiết các giao dịch Báo cáo lợi nhuận theo hóa đơn như:  Tổng tiền hàng,  giảm giá hóa đơn, doanh thu,  tổng giá vốn, lợn nhuận gộp,…
• Giảm giá hóa đơn: Hiển thị chi tiết các giao dịch Báo cáo tổng hợp giảm giá hóa đơn như: Mã hóa đơn, thời gian, số lượng, khách hàng, giá trị hóa đơn, giảm giá hóa đơn,…
• Trả hàng: Hệ thống sẽ liệt kê báo cáo trả hàng theo hóa đơn với đầy đủ thông tin như: Mã phiếu, khách hàng, nhân viên, chứng từ, tổng tiền hàng, giảm giá hóa đơn,…
• Nhân viên: Khi khách hàng lựa chọn mối quan tâm là nhân viên, thì hệ thống sẽ kê khai chi tiết báo cáo bán hàng theo nhân viên như: Số lượng đơn bán, tổng tiền hàng, giảm giá hóa đơn, doanh thu, số lượng đơn trả, giá trị trả,…
• Chi nhánh: Quý khách hàng lựa chọn mối quan tâm theo chi nhánh, báo cáo bán hàng sẽ tổng hợp tất cả số liệu như: Chi nhánh, số lượng đơn bán, tổng tiền hàng, giảm giá hóa đơn, doanh thu, số lượng đơn trả, giá trị trả…

Xem thêm: [Hướng dẫn] Cách xem báo cáo trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

Với mỗi mối quan tâm, Báo cáo bán hàng sẽ hỗ trợ 02 bộ lọc:

• Lọc theo chi nhánh: Lựa chọn hiển thị báo cáo của từng chi nhánh hoặc nhiều chi nhánh cùng lúc.
• Lọc theo Thời gian:

+ Báo cáo bán hàng hỗ trợ khách hàng xem lại báo cáo theo ngày và tuần, theo tháng và quý và theo năm. Đặc biệt, báo cáo bán hàng hỗ trợ cả việc xem báo cáo theo cả lịch âm. Hệ thống sẽ nhanh chóng xuất ra báo cáo trong một khoảng thời gian khác nhau rất linh hoạt.

+ Lọc thời gian theo lựa chọn khác: Cung cấp bộ lọc từng ngày, tháng, năm theo lịch dương chi tiết.

MIỄN PHÍ dùng thử

Có thể thấy, việc tự động hóa báo cáo bán hàng trên phần mềm quản lý sẽ giúp các chủ shop kiểm soát hoạt động bán hàng,không lo đứt gãy trong quá trình kinh doanh, xử lý nhanh chóng những vấn đề sai sót, tồn đọng, hỗ trợ đúng thời điểm và hiệu suất cao. Nếu bạn là chủ shop và cũng đang quan tâm đến vấn đề này thì hãy đăng ký dùng thử phần mềm quản lý bán hàng KiotViet miễn phí ngay bằng cách tạo tài khoản và bắt đầu trải nghiệm full tính năng!