Tự động hóa quy trình check-in với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót

Check-in là bước đầu tiên khi khách hàng đến lưu trú tại khách sạn. Nó không quá phức tạp nhưng vô cùng quan trọng để tạo ấn tượng tốt đầu tiên với khách hàng. Ngày này với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, các nhà kinh doanh có thể hoàn toàn yên tâm gây ấn tượng với khách hàng ngay từ bước đầu tiên.

Thực trạng quá trình check-in tại các nhà nghỉ, khách sạn hiện nay 

Trong ngành khách sạn, bộ phận lễ tân đóng vai trò then chốt trong việc đón tiếp và hỗ trợ khách hàng. Một quy trình check-in nhanh chóng và chính xác không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn giúp khách hàng có trải nghiệm thoải mái hơn ngay từ những giây phút đầu tiên. Tuy nhiên, trong mô hình quản lý truyền thống, quy trình check-in thường tốn nhiều thời gian, từ việc nhập thông tin khách hàng thủ công, kiểm tra giấy tờ đến khai báo lưu trú. Điều này dễ dẫn đến tình trạng xếp hàng, gây phiền hà cho khách hàng và tạo áp lực lớn lên nhân viên lễ tân.

Trong bối cảnh này, việc áp dụng công nghệ vào quy trình check-in không chỉ là giải pháp hiệu quả mà còn là xu hướng tất yếu giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet mang đến hai tính năng nổi bật giúp giải quyết vấn đề này: Đọc CCCD/ Hộ chiếu nhập thông tin khách hàng trong 3 giây và Scan nhanh hàng loạt giấy tờ, khai báo lưu trú online dễ dàng.

Xem thêm: Chấm công trên Zalo Mini App: Giải pháp mới tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Áp dụng công nghệ vào quy trình check-in: Giảm thiểu công việc cho bộ phận lễ tân, rút ngắn thời gian chờ đợi của khách

1. Đọc CCCD/ Hộ chiếu nhập thông tin khách hàng trong 3 giây, rút ngắn 30% thời gian làm thủ tục

Trước đây, nhân viên lễ tân phải dành khá nhiều thời gian để nhập thủ công thông tin từ CCCD hoặc Hộ chiếu vào hệ thống. Điều này không chỉ khiến quy trình check-in kéo dài mà còn dễ gây ra sai sót trong việc nhập dữ liệu, đặc biệt là đối với khách nước ngoài hoặc khách hàng có thông tin phức tạp.

Với tính năng Đọc CCCD/Hộ chiếu nhập thông tin khách hàng trong 3 giây của phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, mọi việc trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Nhân viên chỉ cần quét CCCD hoặc Hộ chiếu của khách hàng, và toàn bộ thông tin sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống trong chưa đầy 3 giây. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể và giảm thiểu khả năng sai sót.

Ví dụ, khi khách hàng đến làm thủ tục check-in, thay vì phải hỏi họ từng chi tiết như tên, số CCCD, quốc tịch, ngày sinh, v.v., nhân viên chỉ cần quét CCCD hoặc Hộ chiếu bằng điện thoại. Toàn bộ thông tin sẽ được chuyển trực tiếp vào hệ thống, sẵn sàng cho việc kiểm tra và xác nhận. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian chờ đợi của khách mà còn giúp lễ tân tiết kiệm công sức, giảm áp lực công việc, đặc biệt là trong các giờ cao điểm.

Ngoài ra, tính năng này còn đặc biệt hữu ích đối với khách nước ngoài. Thay vì phải loay hoay với việc nhập tay từng thông tin từ Hộ chiếu, nhân viên lễ tân chỉ cần quét và hệ thống sẽ tự động nhận diện, xử lý thông tin một cách chính xác, nhanh chóng.

2. Scan nhanh hàng loạt giấy tờ, khai báo lưu trú online dễ dàng

Bên cạnh việc nhập thông tin khách hàng nhanh chóng, việc lưu trữ và khai báo lưu trú với cơ quan chức năng cũng là một phần quan trọng trong quy trình check-in của khách sạn. Ở các khách sạn lớn, việc kiểm tra và xử lý hàng loạt giấy tờ của khách cùng một lúc có thể gây ra tình trạng ùn tắc và mất nhiều thời gian, đặc biệt khi lượng khách tăng cao.

Tính năng Scan nhanh hàng loạt giấy tờ, khai báo lưu trú online dễ dàng của KiotViet là một công cụ hữu ích giúp tối ưu hóa quy trình này. Nhân viên lễ tân có thể dễ dàng scan một loạt giấy tờ cần thiết như CCCD, Hộ chiếu, visa hoặc các giấy tờ khác chỉ với vài bước đơn giản. Thay vì phải xử lý từng tờ giấy một cách thủ công, giờ đây tất cả đều có thể được quét và lưu trữ đồng thời, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.

Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp khả năng khai báo lưu trú online, cho phép khách sạn báo cáo thông tin lưu trú của khách hàng trực tiếp lên hệ thống của cơ quan quản lý mà không cần phải thực hiện thủ công như trước. Quy trình khai báo này không chỉ nhanh chóng, mà còn đảm bảo độ chính xác cao, giúp khách sạn tuân thủ các quy định pháp luật một cách dễ dàng hơn.

Ví dụ, trong một ngày khách sạn có nhiều đoàn khách quốc tế đến lưu trú, nhân viên lễ tân chỉ cần quét hàng loạt Hộ chiếu và visa của khách. Thông tin sẽ tự động được lưu trữ vào hệ thống, sau đó phần mềm sẽ hỗ trợ gửi dữ liệu này đến cơ quan chức năng một cách tự động mà không cần phải nhập lại. Từ đó, quy trình khai báo lưu trú sẽ được rút ngắn, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tối đa sai sót.

Dùng thử miễn phí

Lợi ích tổng thể từ việc áp dụng phần mềm quản lý khách sạn vào quy trình check-in

Việc áp dụng các công nghệ vào quy trình check-in không chỉ giúp giảm tải công việc cho nhân viên lễ tân mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Những tính năng hiện đại như Đọc CCCD/Hộ chiếu nhập thông tin trong 3 giây và Scan nhanh hàng loạt giấy tờ, khai báo lưu trú online đã chứng minh rằng sự tự động hóa và kỹ thuật số hóa có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả khách sạn và khách hàng.

• Đối với khách sạn:

- Tăng hiệu suất làm việc: Nhân viên lễ tân không cần tốn quá nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu hoặc xử lý giấy tờ, giúp họ có thể tập trung hơn vào các nhiệm vụ khác quan trọng hơn như chăm sóc khách hàng hoặc giải quyết các tình huống phát sinh.

- Giảm thiểu sai sót: Việc tự động hóa quy trình nhập dữ liệu giúp loại bỏ những sai lầm thường gặp khi nhập tay, đảm bảo tính chính xác và đồng nhất trong hệ thống.

- Tuân thủ quy định dễ dàng hơn: Tính năng khai báo lưu trú online giúp khách sạn dễ dàng hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý mà không gặp trở ngại về thời gian hay giấy tờ.

• Đối với khách hàng:

- Trải nghiệm tốt hơn: Khách hàng sẽ không phải chờ đợi lâu khi làm thủ tục check-in, tạo cảm giác thoải mái ngay từ đầu.

- Đảm bảo an toàn thông tin: Mọi thông tin cá nhân được bảo mật tốt hơn khi xử lý qua hệ thống tự động, giảm nguy cơ lộ lọt thông tin so với phương pháp truyền thống.

Xem thêm: Loại bỏ nguy cơ nhận quá số lượng phòng trống sẵn có của khách sạn (overbooking) với phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Ứng dụng công nghệ vào quy trình check-in là một bước tiến không thể thiếu đối với các khách sạn hiện đại. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, các tính năng tiên tiến như Đọc CCCD/Hộ chiếu nhập thông tin khách hàng trong 3 giây và Scan nhanh hàng loạt giấy tờ, khai báo lưu trú online dễ dàng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót, mà còn nâng cao trải nghiệm cho khách hàng, đồng thời tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn cho nhân viên. Nhờ vậy, khách sạn có thể vận hành trơn tru hơn, mang lại lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và khách hàng.