Đột phá trong quản lý khách sạn: Từ kiểm phòng đến thanh toán chỉ trong tích tắc

Trong ngành khách sạn, sự hài lòng của khách hàng là yếu tố quan trọng hàng đầu. Để đạt được điều này, việc quản lý hiệu quả các dịch vụ và tiện ích là không thể thiếu. Một trong những dịch vụ cần được quản lý chặt chẽ là mini bBar trong phòng khách. Việc tích hợp kiểm kho mini bar vào phần mềm quản lý khách sạn không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng, đặc biệt là trong việc rút ngắn thời gian checkout và thanh toán.

Tầm quan trọng của mini bar trong khách sạn

Mini bar là một tiện ích nhỏ trong phòng nhưng lại mang lại lợi nhuận đáng kể cho khách sạn. Trong khách sạn, mini bar thực hiện chức năng như một chiếc tủ lạnh mini vừa giúp tiết kiệm điện năng, tạo sự hài hòa và tiện nghi cho không gian phòng, vừa mang lại nguồn thu đáng kể cho khách sạn nếu khách hàng sử dụng.

Tuy nhiên, việc quản lý mini bar lại không hề đơn giản, và phải tuân theo 1 quy trình khá tốn thời gian như sau:

• Kiểm tra và đối chiếu danh mục các loại đồ uống hiện có, bao gồm cả số lượng, chất lượng và chủng loại
• Ghi chép chính xác số liệu vào bill hóa đơn mini bar nếu phát hiện chênh lệch giữa số liệu thực tế với số liệu chuẩn theo quy định
• Bổ sung đầy đủ các loại đồ uống theo danh mục quy định của khách sạn
• Hoàn thành và nộp lại báo cáo kiểm tra mini bar cho thư ký buồng phòng vào cuối ca làm việc, sau đó, báo cáo được chuyển cho bộ phận lễ tân tính tiền và thu khi khách check-out

Trên thực tế, việc kiểm tra mini bar không hẳn là một quy trình, nó chỉ là 1 bước nhỏ trong quy trình làm phòng khách ở và khi khách check-out. Tuy nhiên, đây là công việc không thể thiếu và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng giữa bộ phận buồng phòng, lễ tân và kế toán (nếu có) để đảm bảo thông tin kiểm kho được xác định nhanh và chính xác.

Xem thêm: Đặt phòng online dễ dàng trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Kiểm kho mini bar thuận tiện hơn khi được tích hợp cùng phần mềm quản lý khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet bao gồm nhiều tính năng để quản lý các khía cạnh khác nhau của hoạt động khách sạn, từ đặt phòng, check-in, quản lý buồng phòng cho đến thanh toán. Việc tích hợp kiểm kho mini bar vào phần mềm quản lý mang lại nhiều lợi ích:

• Tự động hóa quy trình kiểm tra: Thay phải chạy đi chạy lại giữa các bộ phận để kiểm tra xem khách đã sử dụng những gì, phần mềm có thể tự động ghi nhận và cập nhật các thay đổi về trạng thái mini bar khi bộ phận buồng phòng hoàn tất việc kiểm phòng lúc checkout. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên buồng phòng cũng như lễ tân.
• Cập nhật thông tin theo thời gian thực: Khi khách sử dụng sản phẩm từ mini bar, bộ phận buồng phòng sẽ ngay lập tức cập nhật thông tin vào hệ thống. Bộ phận lễ tân có thể theo dõi và tính phí ngay khi khách làm thủ tục thanh toán, giúp quá trình check-out diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.
• Tăng hiệu quả vận hành: Việc tự động hóa và kết nối liền mạch giữa các bộ phận giúp cải thiện hiệu quả vận hành tổng thể của khách sạn. Nhân viên buồng phòng không cần mất nhiều thời gian kiểm tra mini bar, lễ tân không phải đợi thông tin cập nhật, và khách hàng không phải chờ lâu để thanh toán.

Xem thêm: Quản lý khách lưu trú trên phần mềm KiotViet: Scan nhanh hàng loạt giấy tờ, khai báo lưu trú online dễ dàng

Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn trong quá trình kiểm kho mini bar

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn khi quá trình check-out diễn ra nhanh chóng và chính xác. Việc không phải chờ đợi lâu để thanh toán các sản phẩm đã sử dụng từ mini bar giúp nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách.

• Tăng doanh thu

Quản lý mini bar hiệu quả hơn đồng nghĩa với việc giảm thiểu mất mát sản phẩm và tăng cường doanh thu từ việc bán hàng. Khách sạn cũng có thể dễ dàng theo dõi xu hướng sử dụng của khách để đưa ra các chương trình khuyến mãi và cải thiện dịch vụ.

• Tiết kiệm chi phí vận hành

Việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công cho nhân viên, từ đó giảm chi phí vận hành. Nhân viên buồng phòng và lễ tân có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, nâng cao hiệu quả làm việc.

• Nâng cao khả năng quản lý

Hệ thống quản lý tích hợp cho phép ban quản lý khách sạn theo dõi và phân tích dữ liệu chi tiết về việc sử dụng mini bar. Từ đó, họ có thể đưa ra các quyết định chính xác về quản lý kho, đặt hàng và cải thiện dịch vụ.

Dùng thử miễn phí

Tích hợp kiểm kho mini bar vào phần mềm quản lý khách sạn là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh khách sạn. Không chỉ giúp kết nối liền mạch giữa bộ phận buồng phòng và lễ tân, giải pháp này còn giúp rút ngắn thời gian check-out và thanh toán, nâng cao trải nghiệm khách hàng và cải thiện hiệu quả vận hành. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trong ngành khách sạn, việc áp dụng công nghệ để tối ưu hóa dịch vụ là một xu hướng tất yếu và cần thiết.