Tuyệt chiêu quản lý bán hàng đơn giản - tiện lợi hơn cả Excel

Bạn nghĩ rằng Excel tiện lợi và giúp tiết kiệm thời gian hơn việc quản lý kinh doanh bằng sổ sách? Đúng là như vậy! Nhưng có một sự thật rằng những nhược điểm của nó còn nhiều hơn lợi ích mà nó đem lại. Vậy phương pháp quản lý bán hàng nào đơn giản, tiện lợi mà còn hiệu quả hơn Excel gấp nhiều lần? Khám phá ngay nhé!

1. Ưu điểm khi sử dụng file excel quản lý bán hàng

- Thống kê, phân loại dữ liệu dễ dàng với hệ thống cột và hàng.- Hỗ trợ quản lý và tính nhanh bằng các hàm công thức.
- Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu theo ngày tháng năm.
- Miễn phí.

2. Nhược điểm khi sử dụng file excel quản lý 

Với những tiện ích như vậy nhưng trải qua một quá trình dài sử dụng excel mới dần bộc lộ các yếu điểm của một phần mềm miễn phí bao như:

2.1. Khó sử dụng và làm quen đối với người không rành công nghệ và excel:

Việc tạo lập hàng loạt các công thức tính toán để đưa ra lãi lỗ không phải là điều dễ dàng. Mặc dù luôn có các bản file excel quản lý ngành hàng đang kinh doanh có sẵn trên mạng nhưng khi tải về bạn vẫn phải mày mò lại rất lâu mới hiểu chúng đang tính toán và cần nhập vào các thông tin gì. Và chưa chắc công thức đó đã hợp với cửa hàng của bạn.

2.2. Khó bảo mật thông tin

Do là phần mềm miễn phí, không có phân quyền quá nhiều nên tính bảo mật của excel rất kém. Nhân viên của bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa vô tình hay cố ý khiến báo cáo sai sót mà chẳng tìm được lỗi ở đâu, hay download mọi thông tin về và gửi lại cho người khác. Điều này trong kinh doanh là vô cùng tối kỵ.

2.3. Không thể quản lý bán hàng chỉ với 1 file excel

Những người có nhu cầu tìm file excel để quản lý bán hàng thường là người mới kinh doanh, quy mô bán vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên quản lý bán hàng gồm quản lý danh mục sản phẩm, lượng tồn/ xuất, thông tin khách hàng, chưa kể việc tính doanh thu lỗ lãi, hay thống kê sản phẩm bán chạy hoặc tồn kho nhiều ngày,... 

Bạn chẳng thể lưu mọi báo cáo đó vào 1 file excel chung bởi nó cần rất nhiều hàm excel để xử lý, làm chậm quá trình tìm kiếm thông tin và thậm chí có thể dẫn đến sai sót nhiều hơn.

2.4. Thông tin lớn gây nặng máy khi việc kinh doanh phát triển

Sau một thời gian sử dụng, nếu lượng đơn hàng của bạn thực sự nhiều thì dung lượng file trở nên quá nặng, chỉ việc mở file cũng tốn hàng phút, thậm chí đơ, treo hay tự động đóng file.

2.5. Dễ dàng mất dữ liệu

Do chủ yếu được sử dụng offline, nếu có dùng thêm Excel drive online của Google nhưng do hai phần này không được đồng bộ với nhau do đó nếu không cẩn thận máy tính hỏng hoặc một tác nhân khách quan nào đó cũng có thể dẫn đến dữ liệu không được cập nhật đầy đủ, thậm chí là mất hoàn toàn.

Với tất cả những lý do này ta có thể thấy hiện nay excel không còn phù hợp để quản lý bán hàng, nhất là khi số lượng hàng hoá, khách khứa cũng như công nợ, nhà cung cấp tăng lên nhiều.

3. Phần mềm quản lý bán hàng - Giải pháp quản lý kinh doanh vượt trội hơn Excel gấp nhiều lần

Với những hạn chế kể trên, Excel đã không còn là công cụ quản lý bán hàng phù hợp, không đáp ứng được nhu cầu của các chủ cửa hàng. Thay vào đó, hàng trăm nghìn chủ shop đã chuyển sang một giải pháp thay thế tối ưu hơn rất nhiều đó là sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng.

Trong đó, KiotViet là phần mềm quản lý PHỔ BIẾN NHẤT hiện nay, bởi tính đơn giản, tiện lợi gấp nhiều lần so với Excel, giúp chủ shop tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

3.1. Thanh toán nhanh chóng, bán nhiều hàng hơn

KiotViet giúp nhân viên thanh toán dễ dàng và nhanh chóng hơn. Chỉ cần nhập tên sản phẩm hoặc quét mã vạch, ngay lập tức toàn bộ thông tin chi tiết của mặt hàng đó sẽ được hiển thị đầy đủ trên màn hình kèm theo số tiền khách cần trả, hoàn toàn không cần tính toán mà vô cùng chính xác.

Ngoài ra, nhân viên dễ dàng tạo hóa đơn khi có giao dịch phát sinh. Toàn bộ hóa đơn cũng được KiotViet lưu trữ đầy đủ tên hàng, tên khách, ngày giờ giao dịch...để thuận tiện đối chiếu khi cần thiết. Nhờ vậy, công việc bán hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

BẠN CÓ BIẾT: Hiện tại phần mềm bán hàng KiotViet đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG

MIỄN PHÍ dùng thử

3.2. Quản lý không giới hạn hàng hóa

Với phần mềm KiotViet, chủ shop có thể quản lý hàng trăm thậm chí hàng nghìn mã hàng khác nhau với đầy đủ thông tin tên hàng, mẫu mã, giá bán, giá vốn, số lượng tồn kho, trọng lượng, xuất xứ, size số...Ngoài ra, KiotViet còn phân loại nhóm hàng để quản lý vô cùng thông minh và tiện lợi.

3.3. Kiểm kho nhanh chóng, nắm bắt tồn kho chính xác, bổ sung hàng hóa kịp thời

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, việc kiểm kho sẽ trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều vì số lượng hàng hóa được tự động điều chỉnh ứng với mỗi lần xuất nhập kho.

Công tác kiểm kho bằng KiotViet cũng được hỗ trợ tối đa khi chủ cửa hàng có thể sử dụng mã vạch hay số serial để kiểm hàng. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng nắm bắt hàng tồn kho chính xác và có kế hoạch bổ sung hàng hóa kịp thời.

Xem thêm: Giải mã lý do hơn 100.000 chủ shop lựa chọn quản lý bằng KiotViet thay cho Excel

3.4. Quản lý thông tin khách hàng, nhà cung cấp

Toàn bộ khách hàng, nhà cung cấp sẽ được hệ thống lưu trữ thông tin đầy đủ. Ví dụ: họ tên, thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, công nợ chi tiết...Bên cạnh đó, KiotViet cũng đưa đến tính năng phân loại khách hàng theo từng nhóm với điều kiện khác nhau: nhóm khách Vip, nhóm khách sỉ, nhóm khách hàng thân thiết…

Nhờ đó, chủ shop dễ dàng quản lý sát sao công nợ bán hàng cũng như xây dựng được các chương trình ưu đãi phù hợp cho từng nhóm khách hàng riêng biệt.

Hơn 100.000 chủ shop đã tin tưởng sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet. Đăng ký dùng thử MIỄN PHÍ ngay hôm nay

MIỄN PHÍ dùng thử

3.5. Cập nhật thu chi báo cáo cụ thể theo ngày

Thêm một tính năng nổi bật nữa của Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet là tự động cập nhật báo cáo về doanh thu bán hàng, toàn bộ các khoản thu chi theo ngày, tháng hoặc quý...Báo cáo được hiển thị dưới dạng biểu đồ và theo báo cáo chi tiết, giúp chủ shop luôn nắm bắt sát sao hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

3.6. Tích hợp mọi thiết bị phần cứng

Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, chủ cửa hàng có thể kết nối với máy quét mã vạch, máy bán hàng cầm tay, máy in hóa đơn cũng như két tiền... Điều này giúp quy trình bán hàng được thống nhất, từ đó hoạt động kinh doanh sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.

Excel tuy khá hữu ích và thuận tiện nhưng quả thực vẫn còn rất nhiều nhược điểm khiến nó chưa thực sự hiệu quả trong công việc quản lý cửa hàng. Nếu muốn theo dõi và quản lý hoạt động cửa hàng nhanh chóng, dễ dàng, phần mềm quản lý bán hàng sẽ là sự lựa chọn thích hợp dành cho bạn.

MIỄN PHÍ dùng thử