Xem mục lục
Ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng
Hướng dẫn sử dụng
KiotViet Máy POS Nhà hàng
KiotViet Máy POS Nhà hàng 
là ứng dụng Thu ngân được thiết kế để cài đặt dành riêng trên máy POS cảm ứng. Ứng dụng hỗ trợ người dùng thực hiện các thao tác:
- Ghi nhận order
- Cập nhật thông tin bảng giá trên đơn
- Cập nhật giá bán/giảm giá của món
- Chuyển thông tin order cho bếp
- Thêm đơn mới trên phòng/bàn đã có đơn
- Thanh toán đơn offline và đồng bộ đơn
- Xem lịch sử thông báo bếp
- Thiết lập máy in: hóa đơn, bar/bếp, tem nhãn
- In tạm tính
- Yêu cầu thanh toán đối với nhân viên bồi bàn hoặc Thanh toán với nhân viên thu ngân.
- Để cài đặt ứng dụng về máy POS, bạn vào Google play -> tìm kiếm ứng dụng KiotViet M.hình chạm Nhà hàng -> chọn Cài đặt
- Ứng dụng được tải về và cài đặt trên máy POS.
- Sau khi cài đặt thành công, ứng dụng hiển thị biểu tượng trên màn hình.
- Bạn chạm biểu tượng 
trên màn hình POS để mở ứng dụng.
- Trên màn hình Đăng nhập, bạn điền thông tin Tên gian hàng, Tên đăng nhập, Mật khẩu, tích chọn Duy trì đăng nhập (nếu cần) (2) -> chạm Đăng nhập (3)
- Sau khi đăng nhập thành công vào gian hàng, màn hình hiện ra như sau:
(1) Mặc định khi vào màn hình: phía bên trái màn hình chứa danh sách Phòng/bàn.
(2) Tìm kiếm món theo tên, mã hàng hoặc các ký tự đầu của tên món: ứng dụng hỗ trợ tìm kiếm thông minh, bạn có thể tìm kiếm có dấu hoặc không dấu, chữ hoa hoặc chữ thường.
(3) Lọc theo khu vực phòng bàn: khu vực phòng/bàn được sắp xếp theo thứ tự Alphabet, và bạn có thể chọn danh sách phòng/bàn theo 1 trong số các khu vực phòng/bàn.
(4) Bạn có thể xem thông tin số lượng bàn đang sử dụng /tổng số bàn hay lọc theo trạng thái phòng bàn (Tất cả, Đang sử dụng, Còn trống).
(5) Danh sách phòng bàn mặc định được hiển thị theo thứ tự quy định trong trường “Số thứ tự” trong Chi tiết từng phòng/bàn. Trạng thái phòng bàn cụ thể như sau:
- Phòng bàn trống - chưa có đơn hàng: 
- Phòng bàn đang sử dụng - đang có ít nhất 1 order: 
- Phòng bàn bạn đang chọn để xem: 
- Phòng bàn đã in tạm tính: 
, trên đơn hàng hiển thị biểu tượng 
- Phòng bàn có yêu cầu thanh toán: 
, trên đơn hàng hiển thị biểu tượng 
- Phòng bàn được gộp: 
, trên đơn hàng hiển thị biểu tượng 
(6) Phòng/bàn mang về: dành cho những khách đến cửa hàng mua trực tiếp để mang về. Bạn cần bật hiển thị trong tùy chọn để xuất hiện loại bàn này.
(7) Phòng/bàn giao đi: với những cửa hàng kích hoạt sử dụng tính năng Giao hàng – thiết lập tại màn hình Quản lý, sẽ có thêm một phòng/bàn mặc định là phòng/bàn Giao đi. Tại bàn Giao đi, bạn có thể tạo các hóa đơn giao hàng đến tận nơi cho khách.
(8) Bật/tắt tùy chọn Mở thực đơn khi chọn bàn - mặc định là không tích – khi bạn tích vào tính năng này, mỗi lần khi chọn bàn, hệ thống sẽ chuyển sang tab Thực đơn để bạn chọn món luôn.
(9) Mã đơn hàng.
(10) Chi tiết đơn hàng: khách hàng, bảng giá, kênh bán.
(11) Tên phòng/bàn.
(12) Ghi chú trên đơn hàng.
(13) Số lượng khách trên đơn hàng.
(14) Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ:
- Bật/tắt chuông thông báo 
:
- Bạn kích vào biểu tượng chuông chuyển thành
để bật chuông. Máy Pos có tiếng chuông kêu khi:- Có yêu cầu thanh toán.
- Có yêu cầu gọi món mới từ Thực đơn điện tử.
- Lưu ý: Để tính năng này hoạt động: bạn cần bật Âm lượng nội dung nghe nhìn (Media Volume) trong Cài đặt (Setting) -> Âm thanh (Volume) trên máy POS.
- Kích vào biểu tượng chuông chuyển thành
để tắt
- Thông báo 
:
- Lỗi chế biến
- Yêu cầu thanh toán
- Đồng bộ dữ liệu 
- Đồng bộ hóa đơn offline
- Đồng bộ dữ liệu khác: Thông tin phòng/bàn, sản phẩm,… mới nhất
- Tùy chọn 
bao gồm các thông tin:
- Xem thông tin Tên đăng nhập, Gian hàng, Chi nhánh.
- Xem báo cáo cuối ngày.
- Thiết lập chung.
- Thiết lập máy in.
- Đăng xuất.
(1) Khi bạn chọn tab Thực đơn, màn hình thực đơn liệt kê toàn bộ danh sách các món ăn/hàng hóa của nhà hàng theo thứ tự Món yêu thích lên trước, sau đó sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái của tên món.
(2) Bạn có thể chọn để lọc danh sách món ăn/hàng hóa theo nhóm. Hệ thống hỗ trợ hiển thị tối đa theo 2 cấp nhóm hàng.
(3) Bạn chạm thêm nhanh hàng hóa vào đơn hàng đang xem ở khu vực bên phải.
- Với gian hàng có sử dụng tính năng Thực đơn điện tử trong Thiết lập cửa hàng, ứng dụng hiện thêm tab Đặt gọi món.
- Khi bạn chọn tab Đặt gọi món, màn hình hiển thị danh sách yêu cầu gọi món mới thành công của khách hàng từ thực đơn điện tử.
- Bạn có thể sắp xếp các yêu cầu theo thứ tự:
- Thời gian của đơn:
- Yêu cầu cũ nhất trên cùng
- Yêu cầu mới nhất trên cùng
- Theo yêu cầu hoặc gộp theo Phòng/ bàn
- Theo yêu cầu gọi món: Hiển thị mỗi dòng một yêu cầu.
- Phòng/bàn: Gộp toàn bộ yêu cầu của bàn vào một dòng duy nhất.
- Hệ thống hỗ trợ bạn thiết lập hiển thị theo tùy chọn, bạn chạm (1) -> chọn Thiết lập chung (2)
- Các thông tin bao gồm (3):
- Bật/tắt Sắp xếp món theo thứ tự bảng chữ cái: Sắp xếp/ không sắp xếp lại thứ tự hiển thị của tên các món theo alphabet. Lưu ý: ứng dụng ưu tiên hiển thị các món được đánh dấu sao trong Hàng hóa -> Danh mục lên đầu danh sách.
- Bật/tắt Hiển thị nhóm con trên danh sách nhóm món: Bật/tắt hiển thị nhóm hàng cấp 2 khi chọn vào tên của nhóm hàng cấp 1.
- Bật/tắt Gộp hàng hóa liên quan
- Khi bật thiết lập, hệ thống hiển thị gộp toàn bộ món có chung thuộc tính vào một món và hiển thị số món được gộp ở góc trên bên phải của món:
- Trên pop-up hàng hóa thuộc tính, bán có thể thao tác:
- Chọn giá trị hàng hóa (2)
- Tăng giảm số lượng (3)
- Thêm món vào đơn hàng (4)
- Khi tắt thiết lập, hệ thống hiển thị riêng biệt từng hàng hóa:
- Bật/tắt Hiển thị đơn “Mang về”
- Bật/tắt Hiển thị danh sách phòng/bàn sau thông báo/thanh toán.
- Bật/tắt Sử dụng màn hình phụ: Hỗ trợ tùy chọn bật/tắt hiển thị thông tin đơn hàng cho khách mua trên màn hình phụ của máy Pos có 2 màn hình.
- Nếu gian hàng sử dụng tính năng Thanh toán QR code trong Thiết lập cửa hàng và bật Sử dụng màn hình phụ thì ứng dụng hiển thị thêm tính năng Cho phép thanh toán bằng mã QR áp dụng với hình thức Chuyển khoản (1) để khi thanh toán, màn hình phụ hiện mã QR (2), hỗ trợ khách hàng thanh toán nhanh chóng, dễ dàng.
- Hệ thống hỗ trợ gian hàng thiết lập hình ảnh hiển thị trên màn hình phụ. Tài khoản admin vào màn hình Quản lý, chọn Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Màn hình phụ. Tại đây, bạn có thể thêm tối đa 9 hình ảnh cho Màn hình chờ và 9 hình ảnh cho Màn hình thông tin đơn hàng và thông tin thanh toán.
- Nếu gian hàng có nhiều hình ảnh: ứng dụng tự động chuyển hình mỗi 12s.
- Nếu gian hàng không lưu hình ảnh: ứng dụng hiển thị hình ảnh mặc định trên màn hình chờ.
- Khi bật tính năng, màn hình phụ hiện thông tin như sau:
- Khi chưa có đơn: hiển thị hình ảnh gian hàng thiết lập tại Màn hình chờ hoặc hình ảnh mặc định của hệ thống.
- Khi có đơn:
- Nếu gian hàng có hình ảnh gian hàng thiết lập tại Màn hình thông tin đơn hàng và thông tin thanh toán kèm thông tin đơn hàng.
- Nếu gian hàng không có hình ảnh, màn hình phụ hiển thị như sau
- Khi tắt tính năng, màn hình phụ hiện thông tin tương ứng như màn hình thu ngân.
- Bật/tắt Báo bếp khi thanh toán: bật/tắt tự động gửi lệnh in bếp, thông báo đến các thiết bị khác thay đổi trên đơn nếu có, trước khi thanh toán
- Bật/tắt Hiển thị thành phần của hàng combo: bật/tắt hiển thị danh sách các hàng hóa là thành phần của hàng hóa combo.
Bật/tắt Số tiền “Khách thanh toán” bằng số tiền “Khách cần trả”: bật/tắt hiển thị giá trị mặc định khi thanh toán hóa đơn.
- Bật/tắt In chế biến qua máy POS: Hỗ trợ tùy chọn bật/tắt in chế biến tập trung qua máy POS
- Khi gian hàng bật tính năng:
- Điều kiện: máy POS thiết lập máy in bar/bếp, tem nhãn (qua USB hoặc LAN).
- Phạm vi áp dụng: Tất cả các loại in chế biến: bar, bếp, tem nhãn.
- Cơ chế: khi có thông báo bar, bếp từ các thiết bị (điện thoại, máy tính, máy POS) -> hệ thống sẽ in ra phiếu chế biến, tem nhãn tại các máy in được thiết lập trên máy POS.
- Lưu ý: Tính năng này độc lập với thiết lập in chế biến qua app Kết nối hoặc In bar, bếp trực tiếp từ điện thoại. Do đó:
- Nếu gian hàng chỉ cần in tập trung qua máy POS -> KHÔNG thiết lập thêm trên app Kết nối hoặc điện thoại.
- Nếu gian hàng đồng thời thiết lập in qua app Kết nối và/hoặc in trực tiếp từ điện thoại -> hệ thống sẽ in trùng lặp, tương ứng với mỗi thiết lập.
- Khi gian hàng tắt tính năng: Hệ thống KHÔNG in chế biến, tem nhãn cho các thông báo từ thiết bị khác máy POS
- Khi gian hàng bật tính năng:
- Chọn loại giảm giá mặc định: thiết lập 1 trong 2 lựa chọn mặc định giảm giá theo VND hoặc theo %. Áp dụng cho cả 2 vị trí giảm giá:
- Giảm giá món trong đơn hàng.
- Giảm giá đơn hàng khi thanh toán.
- Bật/tắt Tự động phát hành hóa đơn điện tử và Tự động in hóa đơn điện tử: hiển thị với gian hàng thiết lập Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng và tài khoản người dùng có quyền Phát hành hóa đơn điện tử (trong Giao dịch -> Hóa đơn)
- Bạn bật (1) nếu muốn mặc định tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán
- Chọn lại mẫu hóa đơn áp dụng xuất từ máy tính tiền (nếu cần) (2)
- Bật/tắt Tự động in hóa đơn điện tử (3): Mặc định bật với tất cả thiết bị.
- Chạm Lưu lại (4)
- Bạn tắt nếu muốn chủ động tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán.
- Thao tác Phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán trên máy POS xem tại đây.
- Sau khi chọn phòng bàn (1) -> bạn chọn sang tab Thực đơn (hoặc hệ thống tự động chuyển tab khi bạn tích chọn Mở thực đơn khi chọn bàn) (2) -> chạm vào món khách gọi (3) -> thông tin đơn hàng bên trái màn hình hiển thị món đã chọn (4)
- Số lượng món trong đơn được tăng lên tương ứng với số lần bạn tap (chạm) chọn trên thực đơn bên phải màn hình.
- Ngoài ra, để tăng/giảm số lượng món trên đơn, bạn chọn biểu tượng tăng 
/giảm 
trên chi tiết món hoặc chạm vào số lượng để nhập số lượng mới.
- Để loại món ra khỏi đơn, bạn chạm 
(1) trên chi tiết món -> chọn Xóa món (2)
- Để thêm món đã có trên đơn nhưng khác thông tin như: đơn giá, ghi chú, món thêm…, bạn chạm (1) trên chi tiết món -> chọn Thêm dòng
- Để cập nhật giá bán/giảm giá của từng món, bạn chạm 
(1) trên chi tiết món -> chọn Giảm giá món (2)
- Bạn nhập Giảm giá theo VND hoặc giảm theo % hoặc nhập Giá mới (3) -> chạm Lưu lại (4) để ghi nhận thông tin.
Để cập nhật thông tin: khách hàng, số lượng khách, bảng giá, kênh bán, ghi chú trên đơn, bạn thao tác như sau:
- Để ghi nhận thông tin khách hàng trên đơn, bạn có thể:
- Tìm kiếm khách hàng nếu là khách hàng đã có tên trên hệ thống.
- Thêm khách hàng mới
- Cập nhật số lượng khách: bạn chạm vào biểu tượng 
phía dưới bên phải màn hình (1) -> nhập số lượng (2) -> chạm Lưu lại (3) để ghi nhận thông tin.
- Để cập nhật thông tin bảng giá trên đơn, bạn chọn lại bảng giá cần áp dụng.
- Cập nhật Kênh bán: hệ thống mặc định kênh bán trực tiếp -> bạn kích chọn (1) để thay đổi kênh bán khác (2)
- Để cập nhật Ghi chú đơn hàng: bạn chạm vào biểu tượng 
phía dưới bên phải màn hình (1) -> nhập thông tin ghi chú (2) -> chạm Lưu lại (3) để ghi nhận thông tin.
- Cập nhật Người nhận đơn:
- Tài khoản đăng nhập cần được phân quyền Cập nhật người bán trên Hóa đơn.
- Bạn chạm
góc trên bên phải đơn hàng (1) -> chọn Nhân viên nhận đơn (2) -> chọn người nhận (3) -> chạm Lưu (4).
/món thêm
- Hệ thống hiển thị thông tin ghi chú mặc định theo thông tin gian hàng điền tại Mẫu ghi chú (hóa đơn, đặt hàng) trong Mô tả chi tiết của Hàng hóa -> Danh mục.
- Để thêm mới, chỉnh sửa ghi chú trên chi tiết món, bạn chạm (1) -> chọn Ghi chú món (2)
- Bạn nhập ghi chú hoặc chọn ghi chú gợi ý theo danh sách có sẵn (được lưu trong Thiết lập -> Quản lý ghi chú món trên màn hình Quản lý) (3)
- Với món có món thêm, bạn tích chọn và nhập số lượng món thêm khách gọi (4)
- Cuối cùng bạn chạm Lưu lại (5) để ghi nhận thông tin ghi chú món/món thêm.
- Khi khách hàng có nhu cầu chuyển bàn, bạn chạm vào đơn hàng cần chuyển, chọn tên bàn ở góc dưới bên trái đơn hàng hoặc chạm 
góc trên bên phải đơn hàng (1) -> chọn Chuyển, gộp bàn (2).
- Bạn chọn 1 trong 3 loại đơn hàng: Ngồi tại bàn/ Giao đi/ Mang về (3) -> chọn bàn cần chuyển đến hoặc điền thông tin giao đi tương ứng (4) -> chạm Lưu lại (4) để hoàn tất việc chuyển bàn.
- Ngồi tại bàn:
- Giao đi:
- Mang về:
- Ứng dụng hỗ trợ tạo đơn cho nhóm khách, khách đoàn đông, khách ngồi trên nhiều phòng/bàn và chỉ tạo 1 đơn. Khi đó, tình trạng sử dụng phòng/bàn cập nhật đúng, tránh tình trạng có khách ngồi nhưng bàn vẫn hiện trạng thái là trống do không có đơn hàng nào gắn vào.
- Bạn chạm vào đơn hàng cần gộp, chọn tên bàn ở góc dưới bên trái đơn hàng hoặc chạm 
góc trên bên phải đơn hàng (1) -> chọn Chuyển, gộp bàn (2).
- Bạn chọn Loại đơn hàng: Ngồi tại bàn (3) -> chọn bàn cần gộp (4) -> chạm Lưu lại (5).
- Trường hợp bàn được gộp đang có đơn hàng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo, bạn chọn Ghép đơn này (5) nếu muốn ghép các đơn hàng hoặc chọn Bỏ qua (6) nếu cần giữ lại đơn.
- Khi gộp bàn xong thì các bàn trong danh sách bàn gộp sẽ hiển thị icon đa bàn trên danh sách Phòng bàn.
- Lưu ý:
- Sau khi gộp bàn thành công, bạn kích vào bàn phụ sẽ mở đơn gộp ở bàn chính.
- Sau khi gộp thì đơn không thể chuyển bàn được nữa.
- Sau khi gộp bàn, nếu bạn cần tách bàn đã gộp hoặc bỏ chọn bàn đã gộp sai, bạn chạm lại vào tên bàn ở góc dưới bên trái đơn hàng (1) -> chạm vào biểu tượng 
trên từng bàn để xóa bàn gộp sai (2) -> chạm Lưu lại (3) để hoàn tất thao tác.
- Ứng dụng hỗ trợ việc ghép một đơn hàng tới 1 hoặc nhiều đơn hàng. Bạn chạm góc trên bên phải đơn hàng (1) -> chọn Tách ghép đơn (2).
- Bạn chọn Ghép đơn (3) -> chọn bàn cần Ghép đến (4) -> chọn đơn cần ghép (5) -> chạm Lưu lại (6) để hoàn tất việc ghép đơn.
- Lưu ý: Ứng dụng không hỗ trợ ghép đơn với đơn có áp dụng chương trình khuyến mại.
- Tính năng Tách đơn, giúp người dùng có thể:
- Tách món sang đơn khác.
- Tách món sang đơn mới.
- Để tách đơn, bạn chạm góc trên bên phải đơn hàng (1) -> chọn Tách ghép đơn (2) -> chọn Tách đơn (3)
- Lưu ý: Ứng dụng không hỗ trợ tách đơn với đơn có áp dụng chương trình khuyến mại.
- Thao tác cụ thể như sau:
- Để thực hiện việc tách món sang đơn khác, bạn chọn đơn cần tách đến (1) -> điền số lượng món cần tách (2) -> chạm Lưu lại (3) để hoàn tất việc tách món sang đơn khác.
- Sau khi thực hiện tách món sang đơn khác xong thì trên đơn hiện tại sẽ không hiển thị các món đã tách. Đơn tách đến hiển thị thêm thông tin các món đã tách.
- Để thực hiện việc tách món sang đơn mới, bạn chọn Tạo đơn mới và phòng/bàn cần tách đến (1) -> điền số lượng món cần tách (2) -> chạm Lưu lại (3) để hoàn tất việc tách món sang đơn mới.
- Sau khi thực hiện tách món sang đơn khác xong thì trên đơn hiện tại sẽ không hiển thị các món đã tách. Đơn tách đến hiển thị thêm thông tin các món đã tách.
- Sau khi đã tiếp nhận thông tin gọi món từ khách hàng, bạn chạm vào nút Thông báo để thông báo và yêu cầu nhà bếp chế biến.
- Nếu bạn thực hiện cập nhật đơn hàng mà chưa thực hiện thông báo bếp, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo:
- Với đơn hàng có Tổng tiền hàng hoặc số lượng khách thỏa mãn điều kiện của chương trình khuyến mại theo hình thức Đơn hàng – Giảm giá hóa đơn, ứng dụng hiển thị cảnh báo có khuyến mại đơn hàng có thể áp dụng 
.
- Để áp dụng khuyến mại trên đơn hàng, bạn chọn vào dòng thông báo (1) -> tích chọn chương trình (2) -> chạm Áp dụng (3)
- Đơn hàng được áp dụng khuyến mại hiển thị như sau:
- Khi thanh toán đơn hàng, ứng dụng hiển thị biểu tượng 
(1) trên dòng Giảm giá, bạn có thể chạm (2) để xem thông tin (3)
- Nếu không muốn áp dụng khuyến mại, trên màn hình đơn hàng, bạn chọn vào dòng thông báo (1) -> bỏ tích chọn chương trình (2) -> chạm Áp dụng (3)
- Lưu ý: trong thời điểm hiện tại, ứng dụng CHƯA hỗ trợ các thông tin sau:
- Tách đơn, Gộp bàn có ghép đơn, Ghép đơn.
- Cảnh báo nếu khách hàng đã được hưởng khuyến mại này.
- Với hàng hóa thỏa mãn điều kiện của chương trình khuyến mại theo hình thức Hàng hóa -> ứng dụng hiển thị cảnh báo có khuyến mại có thể áp dụng 
ngay trên dòng chi tiết hàng.
- Để áp dụng khuyến mại trên hàng hóa, bạn chọn vào (1) -> tích chọn chương trình (2) -> chạm Áp dụng (3)
- Nếu không muốn áp dụng khuyến mại, trên dòng hàng, bạn chọn vào 
(1) -> bỏ tích chọn chương trình (2) -> chạm Áp dụng (3)
- Lưu ý: trong thời điểm hiện tại, ứng dụng CHƯA hỗ trợ các thông tin sau:
- Tự động áp dụng khuyến mại hàng hóa khi tạo đơn.
- Tách đơn, Gộp bàn có ghép đơn, Ghép đơn.
- Cảnh báo nếu khách hàng đã được hưởng khuyến mại này.
- Hình thức mua hàng tặng điểm.
- Chi tiết trên từng hình thức khuyến mại như sau:
12.2.1. Mua hàng khuyến mại hàng
- Với hình thức khuyến mại Mua hàng khuyến mại hàng, khi áp dụng chương trình khuyến mại, bạn cần thêm thao tác chọn hàng khuyến mại:
- Sau khi bạn áp dụng chương trình khuyến mại -> hàng hóa được áp dụng khuyến mại hiển thị như sau:
12.2.2. Giảm giá / Đồng giá (theo SL mua)
- Sau khi bạn áp dụng chương trình khuyến mại -> hàng hóa được áp dụng khuyến mại hiển thị như sau:
- Với gian hàng có bật tính năng Cho phép in tạm tính/báo giá khi bán hàng (trong Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Giao dịch), trước khi thanh toán tạo hóa đơn, nhân viên thu ngân có thể in tạm tính để khách kiểm đồ trước.
- Bạn có thể chọn Tạm tính ngay trên màn hình gọi món (1.1)
- Hoặc In tạm tính sau khi chọn Thanh toán (1.2)
- Hệ thống hiển thị phiếu tạm tính, bạn chọn In phiếu (2)
- Đối với nhân viên bồi bàn, sau khi tạo bàn và đặt món cho khách sẽ không có quyền tự thanh toán, mà phải gửi Yêu cầu thanh toán (1) tới thu ngân.
- Màn hình của Thu ngân sẽ hiển thị thông báo (2). Thu ngân có thể chạm vào thông báo để chuyển ngay đến đơn cần thanh toán.
- Ngoài ra, để xem danh sách các yêu cầu chờ thanh toán, thu ngân có thể chọn vào biểu tượng 
(3) -> chọn tab Yêu cầu thanh toán (4):
- Các đơn thu ngân chưa xem có dấu hiệu nhận biết
trên đơn (5.1) - Các đơn thu ngân đã xem (5.2)
- Thu ngân có thể chạm vào từng dòng thông báo để chuyển ngay đến đơn cần thanh toán.
- Sau khi chọn đơn hàng cần thanh toán, bạn chạm Thanh toán (1) -> hệ thống mở ra pop-up chứa các thông tin thanh toán (2).
- Trên pop-up này bạn có thể cập nhật các thông tin:
- Thời gian thanh toán bao gồm:
- Ngày tháng năm
- Giờ phút
- Giảm giá hóa đơn: bạn chạm giá trị trên dòng Giảm giá (1) -> nhập giá trị Giảm giá theo VND hoặc % (2) -> chạm Lưu lại để ghi nhận thông tin (3).
- Thu khác: Khi giao dịch có khoản thu khác ngoài tiền hàng, hệ thống sẽ mặc định hiển thị giá trị thu khác được thiết lập tự động đưa vào hóa đơn. Nếu muốn thay đổi thông tin, bạn chạm giá trị trên dòng Thu khác (1) -> tích/bỏ chọn các khoản thu khác (2) hoặc thay đổi giá trị thu khác trên hóa đơn (3) -> chạm Lưu lại (4) để ghi nhận thông tin.
- Khách thanh toán
- Một phương thức:
- Hệ thống mặc định chọn Tiền mặt nếu khách thanh toán bằng hình thức khác bạn chọn tương ứng với thực tế.
- Một phương thức:
- Với phương thức Chuyển khoản:
- Ứng dụng hiển thị mặc định tài khoản nhận như sau (bạn có thể thay đổi theo thực tế thanh toán):
- Nếu gian hàng có tài khoản mặc định trong Sổ quỹ: Luôn luôn mở đơn mới là tài khoản mặc định này.
- Nếu gian hàng KHÔNG có tài khoản mặc định trong Sổ quỹ:
- Lần đầu tiên khi chưa từng có phiếu thanh toán -> hiển thị tài khoản đầu tiên trong danh sách.
- Đã từng thanh toán -> hiển thị theo tài khoản thanh toán gần nhất.
- Nếu gian hàng thiết lập bật tính năng Tích hợp VietQR trong Thiết lập cửa hàng -> khi thanh toán:
- Ứng dụng sẽ hiển thị mã QR để hỗ trợ khách mua thanh toán nhanh chóng, tiện lợi.
- Ứng dụng hiển thị mặc định tài khoản nhận như sau (bạn có thể thay đổi theo thực tế thanh toán):
- Kết nối với thiết bị KiotViet QR (2): để hiển thị mã QR trên thiết bị KiotViet QR, bạn chỉ cần thao tác theo 4 bước sau:
- Bước 1: Kết nối thiết bị với máy tính qua cổng USB.
- Bước 2: Bật nguồn thiết bị.
- Bước 3: Cấp quyền cho thiết bị trên máy POS:
- Bước 4: Khi có hóa đơn thanh toán bằng phương thức Chuyển khoản -> thiết bị sẽ hiển thị mã QR tương ứng số tiền Khách cần trả.
- Riêng với tài khoản ngân hàng VIB đã đăng ký dịch vụ Digi Invoice - Nhận thông báo giao dịch VietQR, khi người mua chuyển khoản bằng phương thức quét mã QR thành công, màn hình bán hàng sẽ hiển thị kết quả thông báo giao dịch.
- Đa phương thức: bạn chạm Kết hợp (1) -> chọn số tiền và phương thức thanh toán tương ứng (2) -> chạm Lưu lại (3) để ghi nhận thông tin.
- Cuối cùng, bạn chọn Thanh toán đề ghi nhận hóa đơn.
- Với gian hàng thiết lập Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng và tài khoản người dùng có quyền Phát hành hóa đơn điện tử, khi thanh toán hóa đơn -> ứng dụng hiển thị thêm lựa chọn Phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán. (Xem thêm chi tiết tính năng Kết nối hóa đơn điện tử tại đây)
- Nếu tích chọn: Khi người dùng thanh toán hóa đơn -> KiotViet sẽ đồng thời gửi thông tin sang phần mềm hóa đơn điện tử (MISA meInvoice/VIETTEL Sinvoice) đang kết nối để phát hành hóa đơn điện tử.
- Nếu KHÔNG tích chọn: Hệ thống chỉ tạo hóa đơn trên KiotViet và không gửi thông tin sang phần mềm hóa đơn điện tử.
- Để mặc định tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán và chọn mẫu hóa đơn áp dụng xuất từ máy tính tiền và Tự động in thông tin hóa đơn điện tử , bạn thao tác trong Thiết lập chung như sau:
- Nếu đơn sau khi thanh toán được phát hành ngay và màn hình bán hàng bật Tự động in hóa đơn -> hệ thống in ra bản hóa đơn bán hàng thông thường và hóa đơn điện tử.
- Để xem danh sách hóa đơn điện tử trong ngày, trên menu Tùy chọn 
(1) -> bạn chọn Hóa đơn điện tử (2)
- Với tài khoản nhân viên: Danh sách này chỉ hiển thị các hóa đơn do chính nhân viên đó phát hành trên chi nhánh đăng nhập.
- Với tài khoản admin: Danh sách này hiển thị tất cả các hóa đơn được phát hành của chi nhánh đăng nhập.
- Hệ thống hỗ trợ xem thông tin hóa đơn và trạng thái phát hành tương ứng.
- Đang phát hành
- Đã phát hành: hệ thống hỗ trợ In thông tin
- Phát hành lỗi
- Tại đây, bạn có thể:
- Xem thông tin hóa đơn
- Xem tình trạng các hóa đơn điện tử bao gồm:
- Đã phát hành: phát hành hóa đơn điện tử thành công trên hệ thống hóa đơn điện tử. Bạn kích
để in hóa đơn điện tử, gồm có:- MST bên bán
- Ký hiệu
- Số HĐ
- Mã CQT
- Mã tra cứu
- Đường link tra cứu hóa đơn điện tử
- Mã QR của đường link tra cứu hóa đơn điện tử
- Đã phát hành: phát hành hóa đơn điện tử thành công trên hệ thống hóa đơn điện tử. Bạn kích
- Đang phát hành: hệ thống đang xử lý, hóa đơn điện tử chưa được phát hành.
- Phát hành lỗi: hệ thống không phát hành được hóa đơn điện tử do xảy ra lỗi. Bạn có thể kích
để phát hành lại.
- Lưu ý:
- Hệ thống chưa hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử với hóa đơn offline.
- Thiết lập Tự động phát hành hoá đơn điện tử được ghi nhớ theo từng thiết bị của chi nhánh.
- Nếu hóa đơn có nhiều loại thu khác -> giá trị Thu khác là loại thu đầu tiên (tính theo %) có tên loại thu chứa từ khóa bắt đầu là VAT và có giá trị theo tỉ suất: 0%, 5%, 8%, 10% sẽ được hiểu là thuế VAT của hóa đơn đó.
- Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công trên KiotViet, để gửi thông tin đến cơ quan Thuế, gian hàng cần thực hiện thao tác trên phần mềm xuất hóa đơn điện tử đang sử dụng.
- Với các nghiệp vụ liên quan đến điều chỉnh, thay thế,…hóa đơn, gửi đến CQT, gian hàng thực hiện trực tiếp trên phần mềm xuất hóa đơn điện tử đang sử dụng.
- Ứng dụng hỗ trợ lưu mọi cập nhật liên quan tới hoạt động thông báo thay đổi đơn hàng đến bếp. Để xem thông tin, bạn chạm góc trên bên phải đơn hàng (1) -> chọn Lịch sử báo bếp (2).
- Màn hình Lịch sử báo bếp hiện ra (3). Để tắt lịch sử này, bạn chạm vào nút X ở góc trên bên trái màn hình.
- Ứng dụng hỗ trợ gọi món, in bếp, thanh toán hóa đơn ngay cả trong tình trạng không có mạng internet. Trên màn hình sẽ hiển thị thông tin cảnh báo như sau:
- Khi có đơn hàng thanh toán ở trạng thái offline, màn hình sẽ có biểu tượng 
thông báo số lượng đơn chưa được đồng bộ, bạn chạm để xem danh sách đơn.
- Khi có mạng internet ổn định trở lại, hệ thống tự động đồng bộ đơn hàng.
- Để đồng bộ thông tin phòng/bàn, sản phẩm,… khi có thay đổi từ màn hình Quản lý, bạn chạm 
(1) góc phải màn hình -> chọn Đồng bộ dữ liệu khác (2)
- Ứng dụng hỗ trợ Thiết lập máy in qua 2 loại kết nối:
- Wifi/LAN: với điều kiện máy POS và máy in đang kết nối cùng 1 mạng Internet.
- USB:
- Chỉ cần sử dụng 1 máy in: bạn có thể sử dụng hình thức này để kết nối máy POS với toàn bộ các máy in chính thức của KiotViet.
- Sử dụng 2 máy in: hình thức này hỗ trợ khi bạn cần kết nối 1 máy in bill (dùng để in hóa đơn và in phiếu chế biến) và 1 máy in tem, nhãn (dùng để in tem dán lên cốc).
- Khi cần in hóa đơn và phiếu chế biến, bạn có thể sử dụng chung 1 máy in bill để kết nối và thực hiện in như bình thường.
- Các dòng máy in ứng dụng hỗ trợ tốt nhất: KPOS ZY307, KPOS ZY606, KPOS 365B
- Các dòng máy in khác có thể xảy ra lỗi khi in, gian hàng cần cân nhắc kỹ trước khi kết nối với máy POS.
- Trên menu Tùy chọn (1) -> bạn chọn Thiết lập máy in (2)
Thao tác cụ thể như sau:
- Để Thêm máy in, bạn chạm Thêm máy in hóa đơn (1) -> màn hình Thêm máy in mở ra.
- Với gian hàng chưa thiết lập kết nối với bất kỳ máy in nào
- Với gian hàng đang có thiết lập ít nhất 1 máy in bất kỳ
- Màn hình Thêm máy in hóa đơn mở ra. Bạn chọn 1 trong 2 loại kết nối:
- Wifi/LAN
- USB
- Thao tác cụ thể với mỗi loại kết nối như sau:
- Nếu bạn chọn kết nối qua Wifi/LAN (2) -> bạn nhập địa chỉ IP máy in hoặc chạm Tìm IP máy in để hệ thống tự quét địa chỉ IP các máy in trong cùng mạng internet (3) -> chạm Xem chi tiết (4) để sửa tên máy in, chọn mẫu in hóa đơn/tạm tính (nếu cần) (5) -> chạm Kết nối và lưu lại (6)
- Nếu bạn chọn kết nối qua USB (2) -> bạn cần nối máy in với máy POS bằng dây USB và bật nguồn máy in -> chạm Xem chi tiết (3) để sửa tên máy in, chọn mẫu in hóa đơn/tạm tính (nếu cần) (4) -> chạm Kết nối và lưu lại (5)
- Lưu ý: tại 1 thời điểm trên 1 máy Pos, ứng dụng chỉ hỗ trợ thiết lập 1 máy in hóa đơn.
- Để thay đổi thông tin thiết lập trên máy in, bạn chạm 
.
- Bạn thay đổi và thiết lập các thông tin (2) bao gồm:
- Tên máy in.
- Địa chỉ IP (nếu kết nối qua Wifi/LAN).
- Mẫu in hóa đơn và tạm tính cùng số bản in (liên) tương ứng.
- Bật/tắt Không in hóa đơn sau khi thanh toán thành công.
- Bật/tắt In hóa đơn không cần xem trước.
- Bật/tắt Mở ngăn kéo đựng tiền khi thanh toán.
- Bật/tắt Chọn mẫu trước khi in.
- Bạn chọn Lưu lại để ghi nhận thông tin (3)
- Nếu bạn không cần dùng máy in, để xóa thông tin, bạn chạm 
(1) -> chọn Có, xóa máy in (2)
- Để Thêm máy in, bạn chạm Thêm máy in bar/bếp (1)
- Với gian hàng chưa thiết lập kết nối với bất kỳ máy in nào
- Với gian hàng đang có thiết lập ít nhất 1 máy in bất kỳ
- Màn hình Thêm máy in bar/bếp mở ra. Bạn chọn 1 trong 2 loại kết nối:
- Wifi/LAN
- USB
- Thao tác cụ thể với mỗi loại kết nối như sau:
- Nếu bạn chọn kết nối qua Wifi/LAN (2) -> bạn nhập địa chỉ IP máy in hoặc chạm Tìm IP máy in để hệ thống tự quét địa chỉ IP các máy in trong cùng mạng internet (3) -> chạm Xem chi tiết (4) để sửa tên máy in, chọn mẫu in chế biến/hủy món (nếu cần) (5) -> tiếp tục chạm Xem chi tiết (6)
- Ứng dụng hiển thị màn hình Chọn nhóm hàng, bạn tích chọn nhóm hàng sẽ in ra từ máy in bar/bếp (7) -> chọn Lưu lại (8)
- Ứng dụng trở về màn hình Thêm máy in bar/bếp, bạn chạm Kết nối và lưu lại (9) để ghi nhận thông tin thiết lập.
- Nếu bạn chọn kết nối qua USB (2) -> bạn cần nối máy in với máy POS bằng dây USB và bật nguồn máy in -> chạm Xem chi tiết (3) để thiết lập cài đặt tương tự khi chọn kết nối qua Wiffi/LAN
- Tại 1 thời điểm trên 1 máy Pos, ứng dụng hỗ trợ thiết lập nhiều máy in bar/bếp.
- Nếu bạn không muốn in thông báo hủy món từ máy POS, bạn thiết lập Không sử dụng như sau:
- Để thay đổi thông tin thiết lập trên máy in, bạn chạm 
.
- Bạn thay đổi và thiết lập các thông tin (2) bao gồm:
- Tên máy in.
- Địa chỉ IP (nếu kết nối qua Wifi/LAN).
- Các nhóm món sử dụng máy in: bạn chạm Xem chi tiết để thay đổi thông tin.
- Mẫu in – khổ giấy in chế biến và hủy món cùng số bản in (liên) tương ứng.
- Số bản in.
Bật/tắt In riêng từng món.
Nếu bật
: Mỗi 1 món trong 1 lần báo bếp sẽ in ra 1 phiếu.Nếu tắt
: Tất cả các món trong 1 lần báo bếp sẽ in chung 1 phiếu
- Bật/tắt In báo chuyển bàn.
- Nếu bật : khi đơn được chuyển sang bàn khác -> hệ thống sẽ in thêm phiếu chuyển bàn với các món đã báo bếp.
- Nếu tắt : khi đơn được chuyển sang bàn khác -> hệ thống không in thêm phiếu chuyển bàn với các món đã báo bếp
- Nếu bật
- Bạn chọn Lưu lại để ghi nhận thông tin (3)
- Nếu bạn không cần dùng máy in, để xóa thông tin, bạn chạm 
(1) -> chọn Có, xóa máy in (2)
- Để Thêm máy in, bạn chạm Thêm máy in tem nhãn (1)
- Với gian hàng chưa thiết lập kết nối với bất kỳ máy in nào.
- Với gian hàng đang có thiết lập ít nhất 1 máy in bất kỳ.
- Màn hình Thêm máy in tem nhãn mới mở ra. Bạn chọn 1 trong 2 loại kết nối:
- Wifi/LAN
- USB
- Thao tác cụ thể với mỗi loại kết nối như sau:
- Nếu bạn chọn kết nối qua Wifi/LAN (2) -> bạn nhập địa chỉ IP máy in hoặc chạm Tìm IP máy in để hệ thống tự quét địa chỉ IP các máy in trong cùng mạng internet (3) -> chạm Xem chi tiết (4) để sửa tên máy in, chọn mẫu tem nhãn (nếu cần) (5) -> tiếp tục chạm Xem chi tiết (6)
- Ứng dụng hiển thị màn hình Chọn nhóm hàng, bạn tích chọn nhóm hàng sẽ in ra từ máy in quầy bar (7) -> chọn Lưu lại (8)
- Ứng dụng trở về màn hình Thêm máy in tem nhãn mới, bạn chạm Kết nối và lưu lại (9) để ghi nhận thông tin thiết lập.
- Nếu bạn chọn kết nối qua USB (2) -> bạn cần nối máy in với máy POS bằng dây USB và bật nguồn máy in -> chạm Xem chi tiết (3) để thiết lập cài đặt tương tự khi chọn kết nối qua Wiffi/LAN
- Lưu ý: tại 1 thời điểm trên 1 máy Pos, ứng dụng hỗ trợ thiết lập nhiều máy in tem nhãn.
- Để thay đổi thông tin thiết lập trên máy in, bạn chạm 
.
- Bạn thay đổi và thiết lập các thông tin (2) bao gồm:
- Tên máy in.
- Địa chỉ IP (nếu kết nối qua Wifi/LAN).
- Các nhóm món sử dụng máy in: bạn chạm Xem chi tiết để thay đổi thông tin.
- Mẫu in – khổ giấy in tem nhãn.
- Bạn chọn Lưu lại để ghi nhận thông tin (3).
- Nếu bạn không cần dùng máy in, để xóa thông tin, bạn chạm 
(1) -> chọn Có, xóa máy in (2)
- Để xem thông tin báo cáo cuối ngày, trên menu Tùy chọn 
(1) -> bạn chọn Xem báo cáo cuối ngày (2)
- Báo cáo hiển thị thông tin như sau, bạn có thể:
- Chọn Ngày báo cáo
- Chọn Khổ giấy in
- Chọn Người nhận đơn
- Chọn Người tạo đơn
- In báo cáo: hiện tại ứng dụng hỗ trợ in báo cáo qua máy in hóa đơn.
- Lưu ý: Tài khoản đăng nhập cần được phân quyền 2 mối quan tâm: Tổng hợp và Bán hàng trên Báo cáo -> Cuối ngày
- Đây là tính năng hỗ trợ người dùng: xem danh sách và chi tiết những hóa đơn đã thanh toán trên thiết bị và tài khoản đang xem.
- Trên menu Tùy chọn 
(1) -> bạn chọn Lịch sử đơn hàng (2)
- Tại đây, bạn có thể:
- Xem danh sách các hóa đơn đã được thanh toán trên thiết bị (1)
- Tìm kiếm thông tin theo mã đơn hoặc tên khách hàng (2)
- Xem chi tiết của 1 hóa đơn (3)
- In lại hóa đơn (4)
- Khi có yêu cầu gọi món mới thành công của khách hàng từ thực đơn điện tử, tab Đặt gọi món sẽ hiển thị chấm đỏ kèm theo số lượng yêu cầu và có chuông thông báo nếu gian hàng bật chuông.
- Với các yêu cầu chưa được xem -> hệ thống sẽ hiển thị chấm đỏ để người dùng nhận biết.
- Thu ngân/ bồi bàn của cửa hàng chọn Bàn (3) để Xác nhận hoặc Từ chối lên đơn (4).
- Nếu Xác nhận (1) đơn hàng -> hệ thống thêm món vào đơn hàng bên phải màn hình và hiển thị thông báo thành công (2). Bạn tiếp tục các thao tác thông báo bếp, thay đổi thông tin đơn hàng, thanh toán, … cho khách tương tự khi thao tác chủ động lên đơn.
- Nếu Từ chối (1), bạn chọn lý do (2) -> chọn Xác nhận hủy (3) -> hệ thống hiển thị thông báo nếu hủy thành công (4).
- Lưu ý: Với các yêu cầu gọi món thành công qua thực đơn điện tử từ 7 ngày trở về trước nhưng chưa được xử lý trên màn hình Thu ngân (Xác nhận hoặc Từ chối) -> hệ thống sẽ tự động xóa đơn, không hiển thị trên màn hình. Ví dụ: Hiên tại là 10/10/2022 -> hệ thống sẽ xóa các yêu cầu từ 0h00 ngày 03/10/2022 trở về trước.Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng.
- Với chi nhánh áp dụng tính năng Kết ca (trong Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Giao dịch), khi nhân viên thu ngân (tài khoản được phép thanh toán hóa đơn) chưa được mở ca đăng nhập vào ứng dụng -> hệ thống hiển thị pop-up Mở ca làm việc
- Bạn nhập thông tin khi nhận ca (1), bao gồm:
- Tiền mặt đầu ca
- Ghi chú (nếu có)
- Kích Mở ca (2) để hệ thống bắt đầu ghi nhận thông tin.
- Lưu ý:
- Để thực hiện các thao tác bán hàng, nhân viên thu ngân bắt buộc phải mở ca.
- Trong trường hợp không có Internet -> các hóa đơn thanh toán thành công trong thời gian này sẽ không được ghi nhận vào ca.
- Một nhân viên thu ngân có thể mở ca và đăng nhập vào nhiều thiết bị khác nhau. Tất cả các hóa đơn thanh toán từ tài khoản thu ngân đang đăng nhập sẽ được ghi nhận vào ca của nhân viên này.
- Hệ thống KHÔNG áp dụng tính năng Kết ca cho nhân viên bồi bàn (Bồi bàn khi đăng nhập không cần thao tác Mở ca).
- Sau khi kết thúc ca làm việc, nhân viên thu ngân thực hiện thao tác Đóng ca làm việc
- Hệ thống hiển thị dữ liệu để thu ngân kiểm tra trước khi Đóng ca
Thu ngân chạm vào tiền trong ca để hiển thị chi tiết (3)
Chạm vào
để xem danh sách chi tiết (4) các phiếu tương ứng:Hóa đơn.
Phiếu thu.
Phiếu chi.
Trả hàng.
Điền giá trị tiền mặt bàn giao thực tế (5)
Ghi chú (nếu có) (6)
Kích Đóng ca/ Đóng ca và In phiếu bàn giao (7)
Phiếu bàn giao hiển thị theo mẫu sau:
- Ứng dụng hỗ trợ xem Phiếu bàn giao ca trong Tùy chọn
- Tại đây, bạn có thể:
Tìm kiếm theo thời gian (1)
Xem danh sách (2).
Bạn chạm vào dòng phiếu bàn giao ca để xem chi tiết và In phiếu bàn giao (nếu cần):
- Lưu ý: Danh sách Phiếu bàn giao ca chỉ hiển thị theo tài khoản, gian hàng vui lòng đăng nhập đúng tài khoản thực hiện mở/đóng ca để xem thông tin.
Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.
Chúc Quý khách thành công!
Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 23/05/2023
KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất
- Với 300.000 nhà kinh doanh sử dụng
- Chỉ từ: 6.000đ/ ngày
