Xây dựng mẫu hoá đơn bán hàng chuyên nghiệp với KiotViet

Hiểu rõ những lợi ích mà hóa đơn bán hàng đem lại cho người sử dụng, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet đã chú trọng tới từng chi tiết khi xây dựng mẫu hóa đơn bán hàng cho các chủ cửa hàng bán lẻ. Mỗi cửa hàng có những đặc thù và thông tin kinh doanh riêng, đó là lý do phần mềm quản lý bán hàng KiotViet cho phép tùy chọn mẫu in hóa đơn động. Các quản lý cửa hàng có thể chủ động thay đổi logo, slogan hay các thông tin khác hiển thị trên hóa đơn bán hàng.

Xem thêm: Quy trình Quản Lý Hóa Đơn bán hàng hiệu quả

1. Lựa chọn mẫu hóa đơn

KiotViet cho phép người dùng lựa chọn giữa 2 loại mẫu in hóa đơn: “Mẫu đơn giản” cho các hóa đơn bán lẻ thông thường, hoặc “Mẫu chi tiết” cho các đơn hàng lớn, các đại lý bán buôn. Với mẫu chi tiết này, các thông tin về doanh nghiệp như Mã số thuế, Thông tin tài khoản hay Chữ ký của các bộ phận chức năng đều có thể hiển thị trên hóa đơn bán hàng.

2. Ngôn ngữ

Tiếng Việt và tiếng Anh là 2 ngôn ngữ bạn có thể lựa chọn khi in hóa đơn. Bên cạnh tiếng Việt, lựa chọn Tiếng Anh cũng không thể thiếu, đặc biệt đối với các cửa hàng mà đối tượng phục vụ và sử dụng dịch vụ chủ yếu là khách nước ngoài.

3. Cỡ giấy

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet cho phép bạn lựa chọn khổ in linh hoạt: Cỡ nhỏ (80mm), A4 hoặc A5. Tùy theo từng mục đích sử dụng, bạn có thể lựa chọn cỡ giấy phù hợp. Ví dụ, nếu bạn mong muốn hóa đơn nhỏ gọn, có thể dễ dàng để vào túi hàng, cỡ giấy nhỏ sẽ là lựa chọn phù hợp. Hoặc nếu bạn mong muốn tận dụng máy in đã có sẵn, không cần đầu tư thêm máy in hóa đơn mới, có thể lựa chọn in hóa đơn trên khổ giấy A4 / A5.

4. Hiển thị các thông tin về cửa hàng

Bạn có thể lựa chọn hiển thị các thông tin về cửa hàng như Logo, Slogan, thông tin cửa hàng, ghi chú, Phòng bàn, chi nhánh, thu ngân hay nhân viên bán hàng trên hóa đơn. Bên cạnh các thông tin được lấy từ dữ liệu nhập khi tạo đơn hàng, logo, slogan và thông tin cửa hàng là những thông tin mà chủ cửa hàng có thể nhập trong phần thiết lập thông tin cửa hàng.

Thay vì phải đầu tư hàng chục triệu đồng cho những đợt quảng bá hình ảnh cửa hàng, việc hiển thị Logo và Slogan của cửa hàng ngay trên hóa đơn chính là biện pháp marketing hiệu quả và kinh tế nhất, cho phép bạn nhắm tới đúng đối tượng khách hàng mà không tốn công sức và chi phí đầu tư lớn. Đồng thời, khách hàng có thể dễ dàng tìm lại địa chỉ/ số điện thoại của cửa hàng và lui tới trong những lần mua hàng tiếp theo.

>> BẠN CÓ BIẾT các quy trình Quản Lý Hóa Đơn hiệu quả nhất hiện nay

5. Hiển thị các thông tin về đơn hàng

Bên cạnh các thông tin chi tiết về giao dịch, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet quy định mỗi hóa đơn bán hàng với một mã riêng biệt. Điều này giúp cho việc quản lý bán hàng và các giao dịch liên quan đến đơn hàng chặt chẽ hơn bao giờ hết. Mỗi khi khách hàng có thắc mắc về đơn hàng, hay muốn đổi/trả lại hàng hóa, nhân viên thu ngân chỉ cần quét mã vạch hoặc nhập mã đơn hàng, lập tức toàn bộ thông tin đơn hàng sẽ được hiển thị, giúp việc thao tác trên đơn hàng được thực hiện nhanh chóng và chính xác.

Chức năng hiển thị tiền thừa trên hóa đơn sẽ làm vừa lòng ngay cả những khách hàng khó tính nhất. Đồng thời những chú thích (ví dụ như giá trên đã bao gồm 10% VAT) hay Lời nhắn cuối như Hẹn gặp lại quý khách, hay giới thiệu về một chương trình khuyến mãi mới… sẽ truyền tải đầy đủ các thông điệp của cửa hàng tới khách mua hàng, giúp khách hàng được cung cấp đầy đủ thông tin và không còn băn khoăn, thắc mắc với các chính sách của cửa hàng.

6. Hiển thị thông tin khách hàng

Bất kỳ khách hàng nào cũng cảm thấy hài lòng khi họ tên của mình được xuất hiện trang trọng trên hóa đơn của cửa hàng. Điều này thể hiện sự quan tâm và cá nhân hóa mỗi khách hàng, tạo tâm lý gần gũi và khích lệ khách hàng quay trở lại với cửa hàng của bạn. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet lưu lại toàn bộ thông tin khách hàng trên hệ thống, bạn có thể dễ dàng nhập thông tin khách hàng từ hệ thống khi tạo đơn hàng, hoặc thêm mới ngay lập tức trên màn hình bán hàng.

7. Thiết kế khoa học

Hóa đơn được thiết kế chuyên nghiệp và khoa học. Toàn bộ thông tin giao dịch được đặt tại trung tâm của hóa đơn, giúp khách hàng dễ dàng xem lại thông tin mua hàng. Bên cạnh đó, phần thông tin cửa hàng bao gồm Logo và địa chỉ, thông tin liên lạc được đặt phía đầu hóa đơn, tạo hiệu quả thẩm mỹ và thu hút sự chú ý của khách hàng.

Từ nội dung tới thiết kế, tất cả các chi tiết dù là nhỏ nhất trên hóa đơn bán hàng đều được các chuyên viên phát triển của KiotViet phân tích và nghiên cứu tỉ mỉ, đem đến một mẫu hóa đơn hoàn chỉnh và chuyên nghiệp nhất cho người sử dụng.